FUNDESPLAI integra sus oficinas y trabajadores remotos gracias a NFON

Fundesplai es una gran entidad con más de 6.000 colaboradores, oficinas en Barcelona y Madrid, y 28 instalaciones dispersas por el territorio.

Necesitaba una solución de comunicaciones que contribuyera a la integración de su compleja organización. El sistema de telefonía en la nube de NFON les proporciona la flexibilidad y el dinamismo que requieren.

Una entidad educativa sin ánimo de lucro logra acercar a sus trabajadores gracias a la telefonía en la nube

Desde 1996, Fundesplai (Fundación Catalana de l'Esplai) trabaja para educar a la infancia y la juventud en valores cívicos, sociales y medioambientales. Esta entidad sin ánimo de lucro desarrolla un gran abanico de servicios educativos que incluyen campamentos infantiles, comedores escolares, actividades extraescolares y programas de promoción de hábitos saludables entre los más jóvenes.

El corazón de la entidad es Centre Esplai, su sede central ubicada en El Prat de Llobregat desde 2007. Se trata de un edificio de 10 000 m2 diseñado por el prestigioso arquitecto Carlos Ferrater que ha recibido varios premios por su construcción medioambientalmente sostenible. Desde esta sede se coordinan las actividades de Fundesplai, que se desarrollan en toda España y prácticamente toda Latinoamérica.

La estructura organizativa de la entidad incluye, además de la emblemática sede de Barcelona, una oficina en Madrid, 28 albergues y campamentos dispersos por todo el territorio, así como 6000 colaboradores externos. Por esa razón, las comunicaciones tienen un papel esencial para la integración y cohesión de Fundesplai.

Según explica Xavier Romeu, responsable de informática de Fundesplai: "Una de nuestras prioridades es facilitar los medios necesarios para que nuestros trabajadores remotos puedan acceder a la información y los recursos en cualquier momento y lugar. Queremos que se sientan como si estuvieran en la sede central y contar con buenas comunicaciones es básico".

Hasta la fecha, la solución a la que recurría Fundesplai era instalar una centralita telefónica, similar a la existente en su sede central, en las distintas instalaciones, si el volumen de usuarios lo requería. Sin embargo, este enfoque no satisfacía los objetivos de la entidad en aspectos como costes, flexibilidad y facilidad de gestión. De modo que empezaron a interesarse por los sistemas de telefonía en la nube.

Telefonía en la nube sin costes ocultos

El crecimiento de Fundesplai requería una actualización de su sistema de comunicaciones, que tuviera en cuenta las siguientes prioridades de negocio de la entidad:

• Integrar más estrechamente todas sus oficinas, instalaciones y trabajadores remotos
• Simplificar la gestión de las 250 extensiones internas y los 300 números de teléfono propios
• Flexibilidad total para modificar las extensiones, lo que permite movilidad dentro del edificio y disponer de extensiones en las instalaciones externas
• Gestionar la telefonía como servicio, sin equipos en propiedad que requieran mantenimiento
• Acceder a nuevas funcionalidades, como una agenda centralizada y extensiones en el móvil
• Calidad de voz superior a la solución de telefonía fija anterior basada en una centralita física convencional.

Una vez decidieron que querían renovar su centralita y tras haberse informado sobre las mejoras que suponía el cambio a una centralita virtual, Fundesplai realizó pruebas con diferentes proveedores. Sin embargo, las primeras opciones que valoraron no satisfacían todos los requisitos que había planteado el departamento de tecnología de la entidad.

Así lo recuerda Xavier Romeu: “Había proveedores que nos ofrecían telefonía en la nube pero con un equipo en propiedad alojado en nuestras instalaciones y pagando un mantenimiento. Eso no es lo que queríamos, deseábamos una telefonía totalmente como servicio, sin tener que preocuparnos de nada. No queremos saber si hay un servidor o varios detrás, si funciona con un clúster... No queremos entrar en detalles técnicos, solo nos interesa que funcione”.

Así fue el proceso de integración de la telefonía en la nube en Fundesplai

Fundesplai trabaja con un socio tecnológico que gestiona la seguridad informática y otros aspectos de la entidad, y al conocer que habían iniciado el proceso de selección para renovar su centralita les habló de NFON. Con el fin de que pudieran comprobar si realmente se ajustaba a sus necesidades, su socio les ofreció todo tipo de facilidades para probar el sistema de telefonía en la nube que distribuían: configuraron una centralita virtual de prueba, les dejaron terminales y les enseñaron a usar la solución.

“Nos sorprendió especialmente la calidad de la voz, que es extraordinaria”, destaca el responsable de informática de Fundesplai. “Habíamos hecho algunas pruebas con otras tecnologías y la calidad no era la misma, no sonaba igual de bien que la telefonía convencional. Pero con NFON constatamos que las llamadas suenan mejor que la telefonía convencional e incluso que la telefonía móvil”.

Ante el éxito de la prueba inicial, Fundesplai puso en marcha una primera fase de implementación equipando con una centralita virtual de NFON su sede en Madrid. El sistema de telefonía en la nube empezó a operar a principios de 2019 y los resultados fueron muy satisfactorios. De modo que Fundesplai decidió implementar el sistema de telefonía en la nube de NFON también en su sede central de Barcelona y en el resto de sus instalaciones ubicadas en diferentes partes de Cataluña.

Migración del sistema de telefonía en un fin de semana

La migración del sistema de telefonía de Fundesplai no era simple. Además de las 250 extensiones, la entidad cuenta con casi 300 números de teléfono directos para las instalaciones y departamentos, así como múltiples grupos de salto, operadoras, DDI, etc. Sin embargo, con NFON bastó con configurar la centralita en la nube y conectar los nuevos terminales con las extensiones preconfiguradas.

Por precaución, la migración se hizo el fin de semana, pero al final fue tan sencillo como desconectar la centralita antigua y empezar a trabajar con la nueva. En todo momento, el personal de Fundesplai contó con la asistencia de NFON y su distribuidor para resolver cualquier duda que surgiera:

“Uno de los aspectos que más influyeron en la decisión de elegir a NFON fue su soporte. Tuvieron mucha paciencia, porque no somos una organización técnica y nuestros usuarios a veces necesitan ayuda para aprender a usar estas nuevas herramientas. La asistencia de NFON es extraordinaria: disponibilidad total, personal atento, educado y amable que domina perfectamente la solución... Algo que apreciamos especialmente es su sensibilidad para entender las cosas que son realmente importantes y gestionarlas con rapidez”, destaca el responsable de informática de Fundesplai.

El proceso de implementación terminó a finales de 2019 y actualmente Fundesplai disfruta de una solución de telefonía en la nube plenamente operativa. La entidad ha podido prescindir de las viejas centralitas telefónicas y su correspondiente cableado, además de acceder a nuevas funcionalidades.

La flexibilidad del sistema de telefonía en la nube de NFON en el día a día de Fundesplai

Ahora todas las instalaciones de Fundesplai pueden disponer de una extensión telefónica fija, aunque tengan pocos empleados o se trate de teletrabajadores. La entidad también puede habilitar fácilmente extensiones temporales para seguir atendiendo a sus usuarios, por ejemplo cuando celebra una convención fuera de su sede. Los usuarios ya no tienen que memorizar números de teléfono, porque cuentan con una agenda telefónica con las extensiones de toda la organización, además de su agenda personal.

Cuando un trabajador cambia de puesto, solamente tiene que coger su terminal y conectarlo a la toma telefónica de su nueva ubicación. También disfrutan de la posibilidad de seguir utilizando las extensiones fijas en sus dispositivos móviles cuando se encuentran fuera de la oficina.

Todas estas mejoras han contribuido a acercar más a los trabajadores y colaboradores de Fundesplai, aunque no estén físicamente en la distintiva sede central de la entidad. Ahora la organización cuenta con una solución de comunicaciones que está acorde con el dinamismo de su desarrollo y ha dejado atrás los crecientes costes, limitaciones y complejidades de su anterior infraestructura de telefonía.

Según concluye Xavier Romeu, responsable de informática de Fundesplai: “Recomiendo sin duda el sistema de telefonía en la nube de NFON. No se me ocurre otra manera mejor de tener telefonía fija sin preocuparse por el mantenimiento de la centralita ni el resto de aspectos técnicos. Hoy en día, no tiene sentido implementar otra tecnología de comunicaciones para empresas que no sea la nube”.