Cómo aprovechar la contabilidad como valiosa fuente de información
Talentia Software, compañía especializada en soluciones de gestión financiera y de RRHH, afirma que, tanto en modelos organizativos como estructurales, la mayoría de los datos que necesitan las empresas para analizar su actividad y diseñar una estrategia comercial eficaz se encuentran en la contabilidad.
No obstante, estos datos pocas veces se aprovechan por completo, pues se presentan en diferentes formatos y se encuentran en múltiples ficheros. La pregunta es si existe una herramienta para explotar de forma sencilla e intuitiva esta mina de oro.
En un contexto económico inestable, el acceso a una información fiable y precisa es para muchos la piedra angular de una gestión eficaz, necesaria, ahora más que nunca, para el éxito de las empresas. A pesar de que resulte muy difícil gestionar los datos sin los medios adecuados, pocas empresas emplean su tiempo y dinero en herramientas de análisis con las que explotar de forma óptima toda la riqueza de su base de datos financiera. Solo los grandes grupos no dudan a la hora de invertir importantes sumas en soluciones de BI (Business Intelligence). Sin embargo, conviene recordar que incluso las empresas de menor tamaño disponen de una fuente de información inagotable y muy reveladora: la contabilidad.
Obtención de la información de forma estructurada
Talentia Software explica que los departamentos financieros de las empresas de cualquier sector de actividad se basan, a grandes rasgos, en la misma información: facturación de clientes y proveedores, flujo de tesorería, IVA, nóminas, provisión de fondos, abonos, etc. Sin embargo, la utilización de aplicaciones empresariales (gestión comercial, compras, gestión de producción asistida por ordenador, o GPAO, etc.) varía mucho de una empresa a otra, aunque exista una codificación normalizada de la contabilidad y se hayan observado procesos comunes en todos los departamentos contables. Esto ha llevado a considerar seriamente la posibilidad de garantizar indicadores de rendimiento financiero, de auditoría y de control interno, idénticos y pertinentes para todos.
El hecho de facilitar una biblioteca de indicadores de fácil uso resulta un planteamiento muy sensato. Estos indicadores se han definido tras una reflexión general sobre el tema, en la que se han tenido en cuenta la opinión de varios departamentos financieros y la experiencia de firmas de auditoría y de responsables de control interno, incluso de organismos de recaudación de impuestos.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) sirven para completar los tradicionales cuadros de control presupuestario y de reporting. Estos indicadores se pueden utilizar directamente en varias dimensiones (tiempo, entidades, ejes analíticos, organización comercial, entre otros) y permiten comprobar la información en detalle. Esto supone una gran ayuda para los responsables de tomar las decisiones, ya que pocas veces disponen de una herramienta de este tipo en el ámbito de la contabilidad.
Herramientas gráficas y de resumen para la toma de decisiones
El hecho de integrar estos indicadores en las aplicaciones empresariales representa una doble ventaja para las empresas: además de que refuerza los procesos de auditoría y de control interno (así como el control fiscal) mediante la emisión de alertas cuando se superan los límites o cuando hay movimientos que no encajan, etc., la identificación de los datos de forma resumida y gráfica ofrece a todos los departamentos un método novedoso para tomar decisiones y para cumplir y aplicar los procedimientos establecidos.
Además, el personal del departamento de ventas puede realizar, por ejemplo, un seguimiento de las cuentas auxiliares sin tener que entrar en la aplicación contable: puede consultar la cifra de negocios de su sector de actividad o de uno de sus clientes, identificar posibles conflictos, demoras en los pagos, acciones en curso, etc., y actuar en consecuencia. Sobre todo porque no se trata de estimaciones, sino de cifras concretas que se pueden comprobar mediante un simple clic.
En la actualidad, la contabilidad ya no se limita a cumplir con las inevitables obligaciones legales, o para algunos a hacer frente a “un mal necesario”, sino que es una fuente de información muy valiosa que hay que saber aprovechar. Para Talentia Software, solo queda animar a las empresas a que utilicen los indicadores de rendimiento, pues estos no son un bien exclusivo de los grandes grupos.
