El software, mejor integrado
A medida que las organizaciones avanzan, necesitan diferentes aplicaciones para maximizar la eficiencia de sus procesos internos. En este sentido, además, cuando la digitalización es gradual puede producirse una acumulación de aplicaciones de terceros.
Una “Torre de Babel” que ralentiza la evolución de la compañía. Y que impone nuevas barreras como la dificultad para la comunicación fluida y el trabajo colaborativo.
Los expertos de Datisa formulan la siguiente pregunta: ¿Por qué la integración es vital para el futuro de las pymes? Básicamente -responden- porque asegura la comunicación, continua, fluida y en tiempo real, entre aplicaciones. Y, por tanto, impulsa -de verdad- la colaboración y el entendimiento entre las diferentes áreas que conforman la empresa. Y, más aún, entre los distintos niveles corporativos.
Por lo tanto, es posible que integrar un ERP, con un CRM, un sistema de BI o una plataforma de ecommerce, proporcione una mejor gestión interna del negocio. Además de imprimir rapidez, seguridad y eficiencia a los procesos internos. Y mejorar la calidad del servicio que se presta a todos los agentes que conforman la cadena de valor del negocio -clientes, proveedores, partners, etc.-
Pablo Couso, director comercial de Datisa, dice que “si una pyme utiliza una plataforma ecommerce concreta para la comercialización online de sus productos/servicios, un CRM de un proveedor diferente para la gestión de sus clientes y un ERP de otro desarrollador distinto para optimizar su gestión financiera, o su función comercial, deberá apostar por aplicaciones que faciliten su integración si, de verdad, quiere obtener los beneficios que espera de cada una de esas soluciones. En realidad, se trata de cambiar la visión individual de las ventajas que ofrece cada suite por separado, por una visión más global del beneficio conjunto que proporciona la integración de todas”.
Además de mejorar el workflow de los procesos, la integración entre diferentes suites facilita el acceso a toda la información relacionada. Acceso, eso sí, -aclara Pablo Couso- conforme a los derechos y permisos establecidos en función de las necesidades de cada uno.
Por otro lado, además de compartir la información, el hecho de almacenarla en un único repositorio centralizado facilita la trazabilidad completa de todos los datos. Tener un software integrado en vez de utilizar varias aplicaciones independientes permite que todo se pueda rastrear más fácilmente. Y genera una completa sinergia entre procesos, áreas, personas y tecnología. Es decir, por ejemplo, cuando se produce una venta, se activa -automáticamente- una solicitud de inventario para preparar el producto. Y, eso, a su vez, activa al almacén para que valore la necesidad y modo de reponer el stock. Una vez realizada la transacción, entra en juego el área financiera que emite facturas, gestiona el cobro y actualiza el sistema contable.
Todo funciona de manera armónica, cada acción activa, automáticamente, otra. Y, una vez hecho todo, con un solo clic es posible visualizar y analizar todo el recorrido de la venta. Con ello, y gracias a las funciones analíticas de cualquiera de las suites que intervienen en el proceso, es fácil elaborar informes precisos. Se trata de reportes que tienen en cuenta la información relativa a cada departamento utilizada, generada y/o almacenada en cualquier fase del proceso. Es una manera efectiva de implementar las acciones correctivas y/o preventivas que procedan.
Automatizar los flujos de trabajo y la horizontalidad de la comunicación permite que la integración entre aplicaciones extienda sus beneficios fuera de la propia organización. Es decir, que impacte sobre los clientes y potenciales. Pablo Couso dice que “la automatización acelera cada acción. Las ventas se producen en pocos clics, las compras, el inventario, la facturación o la contabilidad. Además, no hace falta abrir y cerrar distintos programas lo que supone un importante ahorro de tiempo”.
En definitiva, un conjunto de aplicaciones integradas ayuda a las pymes a incrementar su productividad, mejorar su nivel de competencia, automatizando parte de sus workflows.
