Ahorros con tecnologías de comunicación
Las empresas podrían ahorrar más de 9.000 euros por empleado y año si adoptaran mejores prácticas y tecnologías de comunicación y colaboración.
Mitel, líder mundial en comunicaciones empresariales, ha dado a conocer las conclusiones de su informe sobre productividad en el lugar de trabajo y tendencias de las comunicaciones empresariales. El estudio independiente, realizado por Vanson Bourne, entrevistó a 2.500 profesionales en cinco países de América del Norte, Europa occidental y Australia para examinar las principales tendencias de las comunicaciones empresariales y las repercusiones de las actuales prácticas de comunicación y colaboración en la productividad de los empleados como en la rentabilidad de las empresas. Tendencias que, en gran medida, se han visto reforzadas ante la realidad de la pandemia de la COVID-19.
Entre las principales conclusiones de este estudio destacan:
Los profesionales encuestados dedican más de la mitad de su jornada laboral a comunicarse y colaborar. Por otro lado, declaran haber perdido una media del 13% de su tiempo de trabajo diario debido a la ineficacia de la comunicación, lo que cuesta a las empresas más de 9.000 euros (10.000 USD) al año por empleado. En economías más cercanas a la española, como es el caso de Francia, este coste asciende a unos 6.000 euros anuales por empleado, importe sensiblemente inferior a la media pero aun así muy significativo.
La pérdida de productividad no es la única consecuencia de las comunicaciones ineficientes. Casi la mitad de los encuestados (47%) también han observado desavenencias entre los empleados y/o los departamentos de su empresa debido a la ineficiencia de las comunicaciones y la colaboración. Por otro lado, casi una cuarta parte (24%) de los entrevistados afirma que las comunicaciones ineficientes han tenido un impacto negativo en la satisfacción del cliente. En vista de este resultado, es más que probable que los costes extras de la pérdida de ingresos, el desgaste de los empleados y la pérdida de oportunidades también tengan un impacto oculto en los resultados de muchas organizaciones.
En el estudio también se examinaron los métodos de comunicación y colaboración que los empleados encuentran más eficientes y rentables, información que puede ser particularmente útil para los directivos de las empresas y los responsables de TI en sus esfuerzos en la transformación digital y de realizar las inversiones tecnológicas pertinentes.
Cuando se trata del uso de las herramientas de comunicación y colaboración, los empleados se inclinan por utilizar lo que conocen. Como resultado, el teléfono y el correo electrónico no van a desaparecer pronto. Estas tecnologías siguen manteniéndose en cabeza de entre los cinco métodos de comunicación más utilizados (97%), mientras que las reuniones cara a cara siguen siendo consideradas como la forma más eficaz de comunicarse (53%).
Con una plantilla cada vez más móvil y dispersa geográficamente, el interés por tecnologías de comunicación y colaboración más modernas no deja de crecer. En los próximos 3 a 5 años, los encuestados prevén hacer un uso más habitual de las herramientas de trabajo colaborativo en línea (45%), el chat/mensajería instantánea (51%) y el vídeo (39%).
Dado el importante despilfarro de recursos en términos de tiempo y costes, no es sorprendente que el 74% de los encuestados afirme que un uso más eficiente de la tecnología dentro de su organización mejoraría su productividad personal. Sin embargo, en el informe se destacan varias conclusiones interesantes sobre las causas de la ineficiencia de las comunicaciones y las medidas que las organizaciones deberían considerar para reducirlas:
· Los verdaderos obstáculos con los que se enfrentan las empresas no son inherentes a las herramientas mismas. Ese estudio señala como principales barreras una formación insuficiente (32%) y la resistencia al cambio (25%). Este hecho confirma que la transformación digital no se limita al simple despliegue de tecnologías, sino que también requiere cambios cuidadosos y estratégicos en la cultura y los procesos de la organización.
· Las empresas tienen la oportunidad de reducir el impacto de pérdida de productividad alineando sus herramientas, procesos y cultura para lograr mejores resultados. En lo que respecta a las comunicaciones y la colaboración, un liderazgo claro, una mejor planificación, una formación y entrenamientos eficaces y la concienciación de los empleados sobre los objetivos y los beneficios de las herramientas, pueden tener un impacto positivo significativo en la adopción de la tecnología y en el rendimiento de la inversión.
"Los empleados quieren una experiencia de comunicación y colaboración fluida, que sea coherente en toda la empresa, independientemente del dispositivo utilizado e integrado en sus flujos de trabajo diarios", dijo Mary McDowell, CEO de Mitel. "Las empresas que lo harán mejor serán aquellas que combinen implementación de tecnologías avanzadas de comunicación y colaboración con prácticas de gestión del cambio estratégico. Este enfoque les permitirá ganar la confianza de los empleados y mejorar la experiencia del cliente".
