Claves para encontrar las mejores herramientas de trabajo online
La descentralización del trabajo, con proyectos y equipos que en multitud de ocasiones se encuentran dispersos geográficamente, hace imprescindible contar con herramientas eficaces que faciliten la coordinación y la colaboración online. Además de que este tipo de soluciones en línea ayudan a ahorrar hasta un 30 por ciento el gasto en las empresas.
Sin embargo, entre el maremagnum de aplicaciones de colaboración y trabajo online, cuesta saber cómo detectar aquellas que se adapten a las necesidades de cada empresa o proyecto. Digital Samba, compañía española especializada en soluciones de conferencia web, señala los requisitos que tiene que cumplir una herramienta de colaboración online para que resulte efectiva:
Compartir contenidos
La base de toda colaboración online es poder compartir contenido con los clientes o los miembros del equipo de trabajo. Las buenas soluciones de colaboración online permiten que este intercambio de información sea lo más cómodo y sencillo posible. Por ejemplo, a través de una función de pizarra para las notas y dibujos rápidos, o mediante la compatibilidad con todo tipo de archivos. También resulta práctico contar con una función para compartir pantalla, sin tener que usar software adicional.
Calidad de imagen y audio
Nada puede distorsionar más un meeting online como una mala calidad de imagen o de sonido. La experiencia demuestra que las soluciones de conferencia web donde la calidad de transmisión de imagen o sonido no es buena, acaban dejando de ser utilizadas después de un breve período de tiempo. Incluso el software más económico podría convertirse en una mala inversión. Por lo tanto, este punto debe ser uno de los prioritarios a la hora de elegir una herramienta.
Importancia del Branding
En lugar de utilizar herramientas de terceros con una estética que no va en sintonía, muchas empresas prefieren soluciones que puedan adaptarse a los parámetros de imagen de marca existente. Poder personalizar la interfaz del usuario con los colores corporativos, el logotipo, etc. es importante para aquellas empresas que quieren construir imagen de marca tanto fuera, de cara a los clientes, como dentro de la empresa acorde con su política de branding.
Personalizar la herramienta
Contar con multitud de funciones y posibilidades puede parecer una ventaja, pero al poco tiempo de uso esta sobrecarga en la pantalla distrae al usuario. Lo realmente práctico es poder customizar la herramienta en función de las necesidades del momento. Por ejemplo, poder ampliar la ventana de la conferencia online o moverla al primer plano solo cuando se esté utilizando.
Facilidad de uso
Además de la estética, lo imprescindible es la usabilidad, que la solución sea intuitiva y de fácil manejo. A menudo, los expertos en IT esperan demasiado del usuario final: que el administrador pueda gestionar fácilmente el software no significa que sea también el caso del resto de miembros del equipo de trabajo.
Opciones de Hosting
Las soluciones en la nube ofrecen una serie de ventajas innegables. Sin embargo, y debido a razones de seguridad y problemas de fuga de datos, no todas las empresas están dispuestas a emplear aplicaciones a través de servidores externos. En este caso, las herramientas de colaboración online constituyen una ventaja ya que permiten el funcionamiento dentro de la red de la empresa. En este caso, la empresa tiene el control de los datos y puede influir significativamente en el rendimiento de la aplicación.
