Las organizaciones españolas podrían llegar a malgastar 591.000 euros en datos ROT

Veritas Technologies LLC, uno de los líderes mundiales en soluciones de backup y recuperación de datos, anuncia que las empresas de España cuentan con uno de los mayores índices de almacenamiento de datos ocultos en sus redes corporativas.

Según el Informe Databerg 2015, las empresas españolas desconocen la naturaleza del 56 % de los datos que almacenan, y el 31 % de los datos que almacenan no tienen ninguna utilidad. Estos datos ponen de relieve que los profesionales informáticos no son capaces de saber realmente qué es lo que se encuentra en sus sistemas informáticos corporativos, e igualmente no se están dando cuenta de los valiosos recursos informáticos que se están malgastando.

“Los hallazgos más destacados del Informe Databerg 2015 reflejan que las empresas invierten una cantidad significativa de recursos para mantener datos de los que no tienen ningún tipo de conocimiento”, comentó Marco Blanco, Director General de Veritas Technologies para España y Portugal. "A pesar de que en Europa contamos con el enfoque más avanzado (53 %) para clasificar los datos por su valor empresarial en vez de por su volumen, el estudio demuestra que más de la mitad de los datos que las empresas españolas almacenan aún, está por explorar. Esto resulta especialmente preocupante, dado que España es en la actualidad el país que más utiliza la nube en toda la región EMEA, y que igualmente seguirá aumentando su uso en un 33 % dentro de los próximos 12 meses”.

Dicho estudio proporciona conclusiones con respecto a la forma en la que 1475 encuestados (100 de ellos en España) en 14 países distintos en toda la región EMEA están haciendo frente a los desafíos derivados de la necesidad de convertir los datos en información empresarial de valor. Tal informe introduce un nuevo fenómeno denominado Databerg, el cual está representado por tres tipos principales de datos que las organizaciones almacenan actualmente, y son:

• Datos empresariales prioritarios: se trata de datos que son vitales para la operatividad continua y éxito de la organización. Estos datos deben ser protegidos y gestionados de forma proactiva en tiempo real por parte de unos profesionales que posean una responsabilidad clara frente al equipo directivo de la organización.

• Datos “ROT”: se trata de datos que han sido identificados como redundantes, obsoletos o triviales. Los datos ROT se deben minimizar de forma proactiva y se deben eliminar de forma segura continuamente.

• Datos oscuros: se trata de aquellos datos cuyo valor aún no se ha identificado. Estos pueden incluir tanto datos empresariales prioritarios, datos ROT sin ninguna utilidad, o lo que es más importante, datos ilegales o que no cumplen con la legislación, los cuales acarrean una responsabilidad desapercibida en el núcleo de los sistemas informáticos corporativos.

El estudio igualmente determinó que una organización española típica mostró unos índices de datos oscuros de un 56 % (la media de EMEA es de un 54 %), niveles de ROT de un 31 % (la media de EMEA es igual a un 32 %), y con solo un 13 % (la media de EMEA es de 14 %) de datos empresariales prioritarios identificables. Estos resultados revelan que el total de los recursos empresariales malgastados podría alcanzar los 784 000 € millones en EMEA relacionados solo a los datos ROT de aquí al 2020, si las empresas no modifican su estrategia y cultura con respecto a la gestión de la información.

A medida que las organizaciones trasladan más datos hacia la nube para poder hacer frente al creciente volumen de datos, las conclusiones de este estudio revelaron que el almacenamiento en la nube y su procesamiento aumentarán de un 33 % a un 45 % en toda la región EMEA durante los próximos 12 meses. Por otra parte, un 55 % de los encuestados en España manifestó que utilizará las instalaciones de almacenamiento en la nube de aquí al 2016, lo cual refleja que España está por encima de la media europea, según el Informe Databerg 2015. Sin embargo, aquellas organizaciones que adopten estos servicios en la nube puede que no cuenten con las políticas apropiadas para poder calcular los costes derivados de este fenómeno, el cambio hacia otro proveedor o la obligación de tener que abandonar la nube en caso de emergencia.

¿Qué es lo que propicia el fenómeno del Databerg?

El estudio identificó tres causas principales que están propiciando el crecimiento del Databerg. Estas están relacionadas a cómo los volúmenes de los datos afectan de forma desproporcionada la estrategia informática de la empresa, cómo la excesiva disponibilidad de proveedores está fomentando una adopción extendida del almacenamiento aparentemente “gratuito”, y cómo los empleados están poniendo en peligro los datos corporativos mediante sus propias acciones y la acumulación de datos, debido a:

• Unas estrategias informáticas basadas en los volúmenes de los datos y no en su valor empresarial

• Un uso excesivo del almacenamiento “gratuito” en la nube

• Una falta de respeto cada vez mayor hacia las políticas empresariales de los datos por parte de los empleados

Según el estudio, todos estos factores representan las principales causas que producen datos oscuros y ROT, ya que obligan a trasladar los recursos corporativos fuera de la vista directa de los equipos directivos. Igualmente, debido a la rigurosa legislación en vigor, representan problemas legales y riesgos para la empresa, los cuales no son necesariamente evidentes en el momento de su compra o utilización.

Recomendaciones del informe

A continuación hemos incluido unas medidas básicas que las organizaciones pueden tomar para obtener una mejor percepción con respecto a su información y reducir los riesgos asociados a ello, que son:

• Identificar los datos oscuros, exponer los riesgos e identificar la información valiosa

• Eliminar los datos ROT rápidamente para producir costes innecesarios

• Definir una estrategia de control de la información que sea factible para los datos no estructurados con el apoyo de los directivos, con el fin de fomentar una conducta del usuario que cumpla con las políticas

• Aumentar la agilidad empresarial mediante el uso de entornos de almacenamiento en la nube.