La Inteligencia Artificial en el lugar de trabajo digital en 2026
Cinco predicciones sobre lo que esta tecnología deparará este año en el ámbito del digital workplace.
Bajo la influencia de la inteligencia artificial (IA), continúa la rápida evolución del entorno de trabajo digital. La presión económica, los cambios regulatorios y los avances tecnológicos están acelerando la externalización, la digitalización y la automatización.
La IA se está convirtiendo en el motor principal, desde la captura y el procesamiento inteligente de documentos hasta la ciberseguridad preventiva, así como el uso ético y conforme con la Ley de IA de la UE y la Directiva sobre Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD). A continuación, se presentan las predicciones de Konica Minolta sobre las tendencias clave del entorno de trabajo digital que definirán 2026.
Tendencia 1: El aumento de los costes acelera la externalización, las iniciativas de digitalización y la automatización impulsada por IA
En medio de la incertidumbre económica mundial, las empresas se enfrentan a una creciente presión sobre los costes, proveniente de múltiples frentes: aranceles, inflación, interrupciones en la cadena de suministro y conflictos geopolíticos. Según KPMG, las políticas comerciales proteccionistas y la volatilidad de los mercados energéticos están agravando la presión financiera en todos los sectores.
En el área de la impresión y la gestión documental, por ejemplo, Quocirca reveló que las empresas citan los costes como el mayor desafío. Por lo tanto, la externalización de ciertos servicios, así como la automatización que permite la IA, puede contribuir significativamente a la reducción de costes. Estos incluyen los servicios de impresión gestionados (MPS) y los servicios de impresión en la nube, que alivian la carga de los departamentos de IT mediante la automatización y el soporte experto. Los MPS también pueden ayudar a reducir, por ejemplo, los costes de hardware, consumibles y operativos, para obtener transparencia y control sobre los gastos, y alcanzar el potencial de ahorro. Mientras tanto, las soluciones basadas en la nube reducen las inversiones en servidores y mantenimiento, lo que permite un modelo de precios de pago por uso que escala con el uso.
Además, la digitalización de documentos, cada vez más respaldada por la captura, clasificación y procesamiento basados en IA, puede ayudar a reducir los costes administrativos y operativos ocultos asociados con la gestión física y manual de documentos y procesos internos.
Tendencia 2: Aunque el papel se mantenga, el procesamiento de documentos con IA será vital
A pesar de años de esfuerzos de digitalización, el papel sigue estando profundamente arraigado en muchos procesos de las empresas. Según Quocirca, solo el 14% de las empresas opera en un entorno sin papel. En 2026, las organizaciones priorizarán cada vez más la captura inteligente de documentos como un factor clave para la transformación digital, impulsada por la IA. Como apunta Quocirca, el 76% de las organizaciones planean invertir en captura basada en la nube y el 73% se centran en el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP). El IDP consiste en el uso de inteligencia artificial para capturar, clasificar, extraer y organizar automáticamente datos de documentos. El IDP también permite la generación de resúmenes basados en IA, la formulación de preguntas sobre documentos o traducciones, y mucho más, todo ello con un alto grado de fiabilidad y una mínima intervención humana.
Tendencia 3: Informes ESG basados en IA y basados en datos
El panorama ESG en Europa está marcado por la incertidumbre: debido al paquete Ómnibus, los umbrales de presentación de informes están cambiando y muchas empresas desconocen si seguirán sujetas a la CSRD en el futuro. Por lo tanto, los proyectos se han ralentizado o detenido. Al mismo tiempo, la presión del mercado aumenta, ya que el 74% de los consumidores considera la sostenibilidad al tomar decisiones de compra, lo que obliga a las empresas a implementar medidas ESG a pesar de la incertidumbre regulatoria.
Tendencia 4: Ciberseguridad preventiva basada en IA
Dado que los datos sensibles se procesan cada vez más en entornos híbridos, proteger los datos en uso se ha vuelto esencial. La ciberseguridad tradicional se basa en detectar y responder a las amenazas una vez que ocurren, pero será necesario un cambio hacia la seguridad preventiva, donde la IA y la orquestación se utilizan para anticipar y neutralizar los riesgos antes de que surjan. Los CIO deben replantear su enfoque: pasar de la defensa reactiva a la creación de sistemas adaptativos y resilientes que se anticipen a las amenazas en constante evolución.
Tendencia 5: Mayor Responsabilidad en IA
Dado que la IA ocupará un espacio aún mayor en las empresas en 2026, también aumentará la necesidad de utilizar estas tecnologías de forma responsable. En consecuencia, crece la presión para garantizar que los sistemas de IA sean plenamente responsables, cumplan con estrictos estándares éticos y sean realmente adecuados para sus tareas. Según un estudio de IDC, casi el 30% de las organizaciones citan la seguridad, la privacidad, la gobernanza y el cumplimiento normativo como sus mayores retos para escalar la IA. Más del 75% considera la transparencia como muy o extremadamente importante, lo que subraya la necesidad de supervisión humana.
La Ley de IA de la UE cambia significativamente la forma en que las organizaciones implementan y gestionan la IA. Incluye un marco basado en el riesgo que exige transparencia, garantías éticas y supervisión humana para los sistemas de IA que afectan a los ciudadanos de la UE. Para los responsables del entorno laboral digital, esto significa comprender plenamente las nuevas regulaciones y garantizar que todas las herramientas de IA utilizadas para la contratación, la gestión del rendimiento o la participación de los empleados sigan los estrictos estándares de cumplimiento normativo.
