En la oficina, como en casa

La pandemia hizo que convirtiéramos nuestro salón o incluso el dormitorio en una oficina improvisada.

Dos años después, cuando muchas empresas están promoviendo el regreso a los edificios corporativos y, a pesar de las quejas e incidencias iniciales por el establecimiento de estrategias de teletrabajo no del todo bien pensadas, los profesionales quieren llevar la experiencia de usuario que han tenido en su hogar al puesto de trabajo tradicional. Ya nos lo dijo Dorothy en tres ocasiones en El Mago de Oz: “Se está mejor en casa que en ningún sitio”.

La pandemia lo cambió todo. No solo nuestra forma de relacionarnos, los hábitos de higiene o incluso el ocio. También la forma de trabajar. Hace poco más de dos años nos vimos de repente con un decreto de estado de alarma que nos conminaba a trabajar en casa si nuestra actividad no era esencial. Y llegó una crisis de identidad para muchas organizaciones que no habían tenido en cuenta hasta ese momento las oportunidades que ofrecía el trabajo en remoto. De un día para otro hubo que desplegar soluciones de colaboración y seguridad que permitieran seguir trabajando a millones de personas… desde miles de localizaciones diferentes.

Ahora que prácticamente todas las organizaciones están regresando a la oficina, ya sea a tiempo completo o en modelos híbridos, el conflicto es otro. Más allá de la anécdota de trabajar en pijama o, incluso tumbado en el sofá, la realidad es que la experiencia de la comodidad de trabajar en casa ha cambiado la mentalidad de miles de personas a las que les cuesta ahora no solo socializar en la oficina, sino también utilizar dispositivos de uso común que no tienen la calidad esperada.

Se ha hablado de paridad digital en muchas ocasiones: el derecho de todo trabajador a disfrutar de la misma experiencia laboral en cualquier entorno. Pero lo que puede sorprendernos es que el que encuentra mayores dificultades es el que tiene que trabajar en el edificio corporativo, ese lugar en el que estábamos acostumbrados a tener la mejor experiencia de usuario profesional posible, con las últimas tecnologías a nuestro alcance y con espacios totalmente preparados para el día a día.

Las nuevas formas de colaboración en entornos de trabajo híbridos

La colaboración dentro del entorno profesional siempre ha sido importante. Y la comunicación es parte de esa colaboración. Durante los años de pandemia, especialmente en el inicio del confinamiento, estos dos conceptos fueron clave.

Con la mente transformada y los espacios corporativos de trabajo adaptados a la nueva normalidad, es muy probable que al llegar al edificio corporativo el contacto, tal y como lo conocíamos hasta ahora, se haya perdido: muchas empresas piden a sus trabajadores que reserven un escritorio con antelación si van a ir la oficina, puede ocurrir que haya espacios abiertos o salas unipersonales para mantener el foco en la actividad que necesitemos llevar a cabo ese día… O que se necesite una sala de colaboración (como ahora se llama a las salas de reuniones) en la que haya ventilación y puedan trabajar varios compañeros a la vez… Incluso conectados virtualmente con otros colegas en otras localizaciones, por lo que serán necesarios dispositivos como pantallas, pizarras electrónicas, altavoces, cámaras o micrófonos. En algunos edificios muy grandes o en empresas con campus de oficinas, tal vez hasta necesitemos direcciones para llegar a la sala reservada. Todo esto es parte de la tecnología de colaboración que las empresas necesitan desplegar ahora mismo.

Pero volvamos al inicio y planteémonos algunas cuestiones. ¿Reunirme desde el salón de casa con mis compañeros en Sídney o San Francisco sin moverme del sitio o buscar la sala 312 en el edificio F en la oficina del centro de la ciudad va a suponer el mismo esfuerzo –y tiempo- y voy a conseguir la misma experiencia para poder hacer mi trabajo de forma productiva? ¿Utilizar mi PC con mis auriculares Bluetooth sin interferencias y mi cámara HD es lo mismo que llegar a una sala en la que no sé si los dispositivos van a estar preparados o si funcionan correctamente? ¿La tranquilidad de mi dormitorio para cerrar el negocio más importante del año o una sala con paredes de cristal y suelo de cemento que es una cámara de ecos, o con una red saturada porque todos los compañeros están emitiendo reuniones en vídeo y que va a provocar que tenga que repetir varias veces a mi interlocutor los mensajes de mi propuesta para que los entienda correctamente?

Estas son solo algunas de las preguntas que hemos escuchado a profesionales con los que trabajamos a diario en el despliegue de soluciones de puesto de trabajo. Es cierto que la comunicación y la colaboración en la oficina se han transformado radicalmente en los últimos años y la pandemia ha dado la puntilla por ejemplo a dispositivos tan básicos como el teléfono de sobremesa. Apenas vemos estos aparatos ya: las llamadas se pueden realizar a través de las diferentes aplicaciones de colaboración instaladas en el PC y podemos combinar llamadas de voz con texto, compartiendo documentos o incluso vídeo todo al mismo tiempo y sin necesidad de un escritorio fijo. Pero esto no es tan sencillo como parece si no hay una estrategia real de puesto de trabajo detrás.

Con cada interlocutor tendremos que elegir la plataforma de comunicación que mejor venga y es posible que tengamos instalados Teams, Meet o Zoom a la vez. Los detectores de presencia de estas aplicaciones son maravillosos, pero es probable que nuestro compañero vea que estamos disponibles en Teams cuando en realidad estamos cerrando un contrato estratégico en Meet y se incomode porque no contestamos. O que un nuevo cliente nos pida que instalemos otra suite de colaboración diferente porque es la única que le dejan utilizar en su corporación… y que está prohibida en la nuestra por cuestiones legales o de seguridad.

En definitiva, la experiencia de usuario del profesional debe estar por encima de todo en este regreso a la oficina. Si recordamos a Dorothy, “como en casa, en ningún sitio”, así que hay que llevar esa satisfacción de los profesionales al entorno en el que tengan que trabajar. Debemos ser capaces de analizar los usos de los dispositivos y tecnologías en la oficina, anticipar cualquier incidente, ofrecer las herramientas necesarias para que puedan ser productivos, ser capaces de combinar equipos e infraestructuras heredadas con nuevas tecnologías que nos permitan ser ágiles (la nube es un gran facilitador en este sentido), sobre todo porque si no respondemos a estas necesidades, es muy probable que el profesional busque otro sitio en el que sí las consiga.

José Ramón Travé, director comercial de Unisys España