Cómo evitar tener que invertir en un nuevo ERP antes de tiempo
El ERP es el corazón de la empresa. Y, por tanto, esencial para su supervivencia. Ayuda a centralizar, automatizar y racionalizar el flujo de información. Y a optimizar así, la gestión del negocio.
La cuestión es vigilar todos los elementos que podrían limitar el uso del ERP. Y obligar a la empresa a tener que invertir en un nuevo software antes de tiempo.
Las necesidades de gestión de las pymes están en constante evolución. Además de que van surgiendo nuevas tecnologías con regularidad. Por eso, independientemente del tamaño, sector o requerimientos comerciales, las pymes buscan ahora más colaboración, agilidad, escalabilidad y ergonomía.
En torno a 10 años es el tiempo de "vida útil" de un ERP. Tiempo en el que el software está habilitado para respaldar el crecimiento y los cambios del negocio. Pero, las pymes deben vigilar cualquier elemento del ERP que podría estar limitando su uso, obligando a la organización a tener que reinvertir en un software antes de tiempo.
Más allá del aspecto presupuestario, las pymes deben evitar verse innecesariamente limitadas en sus acciones. Por lo tanto, la resiliencia y la adaptabilidad se presentan como dos valores clave de un ERP. Además de otras características y funcionalidades que permitirán una mayor adaptabilidad del software a la evolución de las herramientas de comunicación. Y a las prácticas de los usuarios, entre otras cosas.
Pablo Couso, director comercial de Datisa, dice que "puede que en los últimos dos años muchas empresas hayan tenido que readaptar determinados procesos de gestión. O diseñar rápidamente nuevas soluciones para dar respuesta a nuevos requerimientos de sus clientes. Pero, repensar su sistema de gestión e información para afrontar los nuevos retos que están por venir es todavía más retador si cabe. Por eso, las pymes deben poner el foco en la flexibilidad, analítica de datos, disponibilidad 24X7 y alta capacidad de resiliencia de su ERP. Si el sistema mantiene estas fortalezas, la organización evitará tener que reinvertir en un nuevo software antes de tiempo".
El ERP deberá facilitar la adaptación rápida al entorno. Y, garantizar, a la vez, la coherencia de la información que maneja. De esta manera, la pyme tendrá la seguridad de que su software respaldará su actividad en cualquier circunstancia. Y podrá reaccionar a las condiciones del mercado gracias a su flexibilidad. Ahora bien, ¿qué entendemos por flexibilidad?
Los expertos de Datisa aclaran que, para poder innovar, la herramienta de gestión nunca puede ser un lastre. Si, por ejemplo, la pyme apuesta por un nuevo modelo de negocio o por abrir nuevos canales de venta, los procesos deben poder configurarse fácilmente en el ERP. Y el sistema debe actualizar la información que se maneja en diferentes entornos.
Por otro lado, las pymes deben estar muy atentas a la consolidación de la información dentro de su ERP. Con los sistemas descentralizados y/o desactualizados la gestión de datos se vuelve compleja. Y, acaba siendo una fuente de errores recurrentes. Por lo tanto, pedidos, stocks, envíos, precios, inventario, ventas, historial de compras/ventas, pagos, servicios post-venta, todo debe estar integrado. El ERP estará en el corazón del sistema de información. Así, será más fácil definir de manera coherente la política comercial de los diferentes canales de venta. Y garantizar la velocidad y fiabilidad de los datos. Además de tener una visión 360º de las actividades comerciales.
En todo caso, el objetivo final de cualquier pyme debe ser brindar un servicio de calidad a sus clientes. Por lo tanto, ese debe ser el principal desafío del ERP. Y, en este sentido, será clave garantizar la veracidad de la información que se maneja; operar con tiempos de respuesta óptimos; o garantizar la continuidad de los servicios, incluso, en situaciones adversas como las que hemos vivido. Por eso, si una pyme quiere evitar la reinversión anticipada en un ERP deberá estar atenta a los siguientes criterios:
• Acceso a la información y comunicación en tiempo real a través de servicios web eficientes
• Alta disponibilidad y copias de seguridad sin tiempos de inactividad o caídas del sistema
• Resiliencia para evitar dependencias por volumen de datos, operaciones o usuarios
Finalmente, y teniendo en cuenta que el ERP se dirige cada vez más a usuarios no expertos, es necesario que ofrezca una buena "ergonomía". Es decir que no se necesite ser experto o recibir formación compleja para su uso. En este sentido, de cara a la experiencia de usuario, las pymes deberán apuntar a los siguientes detalles de su ERP:
• Acceso rápido e intuitivo a funciones esenciales
• Configuración sencilla y simplificación de las pantallas para cada rol
• Navegación intuitiva para incrementar la eficiencia y productividad
Y, de cara a la información que maneja, contar con funcionalidades de BI nativo ayudará a presentar la información compleja en formatos sencillos, más gráficos y fácilmente comprensibles para todos.
