Informes en el software ERP

Los informes de un ERP ya sean financieros o del ciclo comercial, proporcionan información de valor que permiten conocer el estado de situación de la organización. Tanto, de forma integral, como parcial y detallada.

Estos informes que los ERP proporcionan de manera automatizada parten de los datos que el sistema utiliza en el día a día y suelen ser personalizables adaptándose a las necesidades de cada organización. E incluyen una serie de datos que explican lo que sucede, ha sucedido y, de ahí podemos deducir tendencias de lo que sucederá en la organización.

A menudo se generan multitud de datos que impactan directa o indirectamente sobre la rentabilidad del negocio. La importancia que tienen esos datos es siempre relativa. Como explican los expertos de Datisa, según el momento o la situación concreta del negocio, un dato, aparentemente irrelevante, puede ser crucial para tomar una decisión inteligente más adelante.  Y al contrario igual. Puede que un dato, potencialmente estratégico, pase desapercibido si no está bien contextualizado. O si, en un momento concreto, el negocio tiene el foco puesto en otra dirección.

Isabel Pomar, CEO de Datisa, asegura que “una de las razones por las que a veces se pasan por alto datos relevantes es que no se utiliza la tecnología adecuada para gestionar la función comercial, el inventario, la contabilidad, etc. Uno de los errores más comunes con los que nos encontramos en las pymes es la falta de tiempo que argumentan algunos directivos para elaborar informes, partiendo de datos del día a día. Un problema, fácilmente subsanable si la organización utilizara un ERP con funciones de diseño y automatización de informes”.

La posibilidad de personalizar los informes y la facilidad para acceder a ellos, son dos aspectos fundamentales a tener en cuenta. Pero, como insisten los expertos de la firma española de ERP para pymes, hay diferentes tipos de informes. Por lo que, en todo caso, el apoyo de la tecnología es indispensable para recibir la información adecuada, de la forma precisa en cada momento.

Datisa ha elaborado un listado con algunos de los principales tipos de informes de negocio que las pymes pueden obtener a través de un ERP:

•    Informe de ingresos y gastos: este documento aporta información concreta y detallada sobre los ingresos y los gastos. Y, más aún, explica la relación entre lo que se ingresa y lo que se gasta dentro de la organización durante un período de tiempo concreto. Con los datos y las relaciones que se establecen en este tipo de informes, se determina fácilmente cuál será el beneficio bruto y neto -antes y después de impuestos y amortizaciones- que obtiene el negocio en un espacio de tiempo. El informe permitirá hacer comparativas temporales (días, semanas, meses, años,…) y facilitará la toma de decisiones sobre inversiones o desinversiones. Además de mostrar el estado de situación financiero de la organización. Estos documentos aportan información clave para analizar la viabilidad del negocio, el éxito de una estrategia concreta o la evolución del negocio a lo largo del tiempo.

•    Informe de ventas. Este documento analiza la cantidad y la calidad de las ventas. Es decir, las ventas realizadas durante un período de tiempo concreto, los productos/servicios más o menos vendidos o las ventas realizadas en una delegación concreta o área geográfica.

      →        Ventas mensuales/anuales: se establece el volumen de ventas y su correspondiente facturación durante un mes concreto, a lo largo de los meses o durante un año. Estos informes permiten evaluar el acierto o el error de una estrategia comercial. La comparativa de este tipo de informes con los análisis de gastos ayudará a determinar si un incremento en la facturación implica o no un incremento del beneficio.

       →         Productos/servicios más o menos vendidos: tener información sobre los productos que más y menos se han vendido en el último mes, trimestre, año…, ayuda a tomar decisiones sobre el impulso o la retirada de una línea de negocio. Saber si aumentan o disminuyen las ventas respecto a períodos anteriores será un indicativo relevante, primero para conocer la evolución/involución de la política de ventas. Y, segundo, para planificar el futuro respecto a la gestión de stocks. De tal forma que, si aumenta considerablemente las ventas de un determinado producto, se puedan prever y evitar posibles roturas de stock, fijar una política de mínimos y máximos para optimizar las decisiones de compra.

        →        Ventas por centro de coste/área geográfica: una de las ventajas de los informes es que permite bajar al detalle de la información. Y en este caso concreto, los informes de ventas por centro de coste o área geográfica permite comparar dónde se vende más y dónde menos, qué zonas o centros de costes tienen una política de ventas más o menos exitosa y qué impacto tienen los datos por centro de coste o área geográfica en el conjunto global del negocio. Como en el caso anterior, con esta información será más fácil apostar por unos centros o áreas geográficas concretas. Abrir más delegaciones en un entorno determinado o cesar la actividad de aquellas que no sean rentables.

•    Informe de producción. Este tipo de informes facilitará la gestión de la producción. Proporcionan datos sobre el estado de las órdenes de fabricación, costes por procesos, producción defectuosa, mermas -normal y anormal-, materiales agregados en procesos posteriores al primero, gastos de fabricación, etc. y, como el resto de los informes construye la inteligencia del negocio y apoya la toma de decisiones.

Por otro lado, desde Datisa se asegura que, tan importante es la información que ofrecen los informes, sean de la naturaleza que sean -financieros, comerciales, de producción,… - como la facilidad con la que cuenten las pymes para acceder a ellos. Así como la manera en la que se presenten los datos que deberá ser sencilla, visual y muy intuitiva. La idea es que el software con el que opere la organización proporcione información personalizada para cada organización y los diferentes roles de la empresa que necesita la información para la toma de decisiones.

Isabel Pomar termina diciendo que “en los tiempos que corren con un alto nivel de incertidumbre, contar con datos de forma sencilla es fundamental para la correcta toma de decisiones. Por eso las pymes deben de contar con herramientas que faciliten la obtención de información. Debemos poder monitorizar lo que está pasando en nuestras organizaciones para poder reaccionar de forma ágil ante cualquier cambio interno o del mercado”.