Consejos para realizar una videoconferencia con éxito
La medidas de Sanidad de que se trabaje en casa por el riesgo de contagio ha provocado que un gran número de grandes empresas, pymes y start-ups incrementaran sus opciones de teletrabajo. En este sentido, las videoconferencias se han establecido como herramienta clave de comunicación.
Las reuniones cara a cara son la manera más natural y eficaz de comunicarse, pero la videollamada también puede ofrecer ventajas fundamentales: ofrece un gran ahorro al limitar los desplazamientos, flexibilidad horaria, es sencilla de utilizar, admite multitud de dispositivos y genera una experiencia totalmente real. Además, permiten realizar un mejor seguimiento de proyectos entre los trabajadores y da una mayor agilidad en la toma de decisiones.
Las videoconferencias en la nube son idóneas para la situación actual, además de ofrecer un valor añadido: son sencillas de implementar, no necesitan una dirección IP pública, permite crear usuarios por grupos y ofrecen una alta seguridad. El vídeo en la nube proporciona adaptabilidad, seguridad y fiabilidad a través de una interfaz de usuario moderna y consistente no solo en la sala de reuniones, sino también en los dispositivos personales que se utilizan a diario: permite mantener videoconferencias en alta calidad sin límite de duración, compartir archivos, chatear y continuar desarrollando el negocio de forma efectiva.
Para todos aquellos que durante estos días necesitan reunirse con clientes, socios o aliados de manera virtual, SPC For Business, la división de soluciones empresariales de SPC que ofrece en exclusiva en España todas las soluciones de videoconferencia de Yealink, ofrece los siguientes consejos para conseguir una comunicación efectiva:
Contar con una buena calidad de imagen
Para lograr una comunicación óptima, es necesario contar con una imagen que permita distinguir todas las expresiones faciales del interlocutor. Por lo general se necesita contar con una cierta iluminación que permanezca constante a través de la llamada, ya sea con las luces encendidas o con la luz que entra a través de las ventanas.
Utilizar el botón de silencio mientras no se está hablando
Mientras no se esté hablando, o durante una videoconferencia donde no se necesite una interacción continua, silenciar el micrófono puede ser de ayuda: no se escuchará si el usuario está tecleando en el ordenador o si está bebiendo café. También es útil en el caso que se presente una distracción imprevista, como que alguien entre en la sala donde se está realizando la videollamada o que algún ruido genere interferencias.
Elimina las distracciones
Trabajar desde casa es cómodo, pero al realizar una videollamada hay que eliminar cualquier elemento que pueda interferir en la comunicación. Es necesario estar concentrado al 100%, por lo que hay que evitar tener la televisión encendida, la radio o estar con cualquier tarea del hogar.
Tener una rutina y un horario regular puede ayudar a reducir la procrastinación. Es útil tener en cuenta las horas donde se es más productivo y aquellas donde es más fácil distraerse. Para los que tienen más energía y concentración en las mañanas, pueden utilizar este tiempo para hacer frente a las videollamadas más largas. Y para los que empiezan con lentitud, lo mejor es comenzar el día con un trabajo más fácil y de baja energía para finalizar con aquellas llamadas que requieren más atención.
Realizar pruebas técnicas antes de la reunión
Lo ideal es realizar pruebas siempre antes de las reuniones online: probar el vídeo y el audio y comprobar que se disponen de todos los documentos que se necesitan compartir durante la reunión.
Buena conexión a Internet
La velocidad de conexión es clave a la hora de realizar una llamada por Internet: la mejor opción es tener el dispositivo desde el que se realiza la videollamada conectado al módem a través de cable Ethernet. Si no es posible, una conexión 4G es suficiente, siempre limitando la demanda de otro tipo de aplicaciones y programas del PC para que la videoconferencia discurra con fluidez.
