7 ventajas de gestionar los presupuestos como una empresa digital

La asignación o justificación de presupuestos anuales en las empresas tiene un patrón muy común: interminables reuniones llenas de hojas de cálculo y presentaciones que tratan de justificar el trabajo.

Pero ¿y si al igual que se están transformando digitalmente las empresas también lo hiciera sus modelos de gestión de presupuestos?

Habitualmente los directores emplean mucho tiempo en prepararse para esas reuniones presupuestarias, muchas veces pensando no sólo en el presupuesto de este año sino en proponer algo que justifique mantener la inversión en los presupuestos del próximo año también. Para Paradigma, multinacional española especializada en la transformación digital de las empresas, el problema de este modelo es que fomenta el retraso y lanzamiento de productos y servicios por el miedo a que no estén 100% operativos y se pierda ese presupuesto.

"La forma habitual de gestionar los presupuestos no solo no es eficiente, sino que restringe la mentalidad innovadora y frena cualquier iniciativa transversal que implique a varios departamentos", afirma Nacho Herranz, responsable de estrategia digital e innovación en Paradigma Digital. "Por el contrario, el modelo de las empresas digitales y las startups las inversiones mantienen una relación directa entre los resultados de un proyecto y su financiación", añade.

Frente a este modelo habitual de gestión de presupuestos en las empresas ligado a plasmar en powerpoints lo mucho que hace un área o un departamento, nos encontramos con el modelo de las empresas digitales y las startups donde las inversiones mantienen una relación directa entre los resultados de un proyecto y su financiación, y con ciclos de financiación más cortos.

Así, para Paradigma la gestión de presupuestos bajo un modelo de empresa digital presenta siete ventajas muy importantes:

1.    Rompe los silos entre departamentos. Mientras las empresas tradicionales no funcionen con sistemas de presupuestos de este tipo, nunca van a romper sus silos departamentales. Porque la gestión de presupuestos y objetivos por departamentos y no por productos pesa mucho a la hora de colaborar.

2.    Fomenta la mentalidad de empresa. Si tu presupuesto depende de la consecución de unos objetivos, aumenta tu implicación con el proyecto y, por extensión, con la empresa, además de que te asegura que tu trabajo aporta más valor.

3.    Usa métricas con orientación a resultados. Si obtener más presupuesto depende del éxito, se optimiza mucho más el dinero y se fomentan las métricas de negocio.

4.    Promueve la innovación. El fracaso en un producto o servicio no supone que se acabe la financiación para ese departamento que puede redirigir sus esfuerzos a nuevos desarrollos sin necesidad de esperar a los ciclos anuales para conocer si va a contar con fondos.

5.    Pone foco en lo importante. En una distribución por departamentos es muy difícil construir una foto completa para distribuir bien los presupuestos. Por lo que este sistema es mucho más justo. Te ayuda a invertir en lo que realmente aporta.

6.    Favorece el lanzamiento temprano. Este sistema fomenta también el lanzamiento de proyectos mucho antes. Lo que te permite identificar también antes qué proyectos funcionan y cuáles no, evitando fracasos de millones de euros.

7.    Reduce costes políticos. Evita muchos powerpoints y el esfuerzo de muchas personas en justificar su trabajo.

Estas siete ventajas revelan que el principal problema es que las empresas tradicionales no son capaces de medir el retorno de un proyecto y se guían por la intuición o porque las cosas siempre se han hecho así. Pero es la hora del cambio digital y, uno de los primeros pasos, es tener un sistema de presupuestos y un sistema de métricas alineados con los objetivos de la empresa.