Videoconferencias: Las amas o las odias
- “¿Qué piensas, Jim? ¿Jim? ¿Estás ahí?"
- “Sí lo siento, estaba en silencio”
Ésta es una experiencia muy familiar para quienes trabajamos en oficinas. Entras en cualquier sala de reuniones, en cualquier parte del mundo, y tienes la garantía de encontrarte con un icónico teléfono de conferencias de araña en el medio de la mesa. Y aunque la experiencia de la audioconferencia a veces puede ser confusa (véase más arriba), este producto es un salvavidas para el buen funcionamiento de cualquier negocio moderno.
¿Necesitas una actualización de urgente entre equipos que se encuentran a kilómetros de distancia? Organiza una llamada. ¿Falta el presupuesto de viaje para examinar los detalles de un nuevo proyecto, “face to face”? Organiza una llamada. ¿Estás estableciendo una nueva oficina y planificas instalar sólo la tecnología más avanzada? Eso está bien - no te olvides de de la audioconferencia. Sin duda la usarás para multitud de tareas.
A pesar de los avances en el correo electrónico, chat y video, la multiconferencia sigue teniendo un lugar único en la comunicación empresarial. Es rápida, eficiente y rentable, rasgos necesarios para una oficina inter-generacional y multi-plataforma. Particularmente cuando muchas personas no son nativas en el manejo de la tecnología ni todos los sistemas son compatibles en ese ambiente.
Conferencias a través de los años
La tecnología en las conferencias, tal y como la conocemos hoy en día, es una incorporación relativamente reciente a la historia de la comunicación humana. Mientras que la primera llamada telefónica transcontinental “punto a punto” o se logró hasta 1915, trascurrieron otros 30 años para que la primera multiconferencia tuviera lugar, cuando el inventor búlgaro Assen Jordanoff configuró un teléfono para que pudiera transmitir de forma inalámbrica el audio que estaba recibiendo en un altavoz. El resultado fue un éxito, varias personas podían escuchar el mismo mensaje en el otro extremo.
Sin embargo, no fue hasta principios de la década de 1960 que la idea de la teleconferencia dentro de un contexto de negocios realmente tuvo peso. En 1956, Bell Labs trabajó en un prototipo temprano de un teléfono de conferencia. Unos años más tarde, AT&T dio un paso más allá. Lanzaron lo que llamaron un Picturephone y lo expusieron públicamente en la Feria Mundial de Nueva York de 1964. Resultó ser un avance tecnológico. Sin embargo, el volumen físico del dispositivo no consiguió atraer el apoyo de la América corporativa.
Si avanzamos hasta el nacimiento del Internet y, software basado en web y los equipos de audioconferencia, es cuando los equipos empiezan a parecerse a lo que hoy en día tenemos. Tecnología optimizada, idónea para el escritorio que ahora es omnipresente en todo el mundo.
¿Por qué audioconferencias?
La conferencia telefónica es una necesidad nacida de nuestra forma de trabajar. Podemos enviarnos un correo electrónico. Pero, ¿quién quiere ser parte de un hilo de 649 mensajes, cuando una charla rápida en el teléfono bastaría? Podemos ser capaces de mensajearnos instantáneamente, pero ¿es realmente instantáneo? Escribir oraciones coherentes requiere algo de tiempo, y el matiz y el significado a menudo pueden ser intercambiados involuntariamente debido a la premura del tiempo. Podemos ser capaces de hacer una videollamada, pero la configuración a menudo requiere habilidades IT y pre-planificación. El tiempo es dinero, y en el acelerado panorama global de negocios de hoy en día, no sobra.
A pesar de su importancia, la etiqueta de la conferencia sigue siendo algo cogido con hilos. Mientras que muchos trabajadores saben lo que deben y no deben hacer, los malos hábitos parecen difíciles de eliminar ya sea llevar a cabo múltiples tareas simultáneamente: el mute accidental, una programación ineficaz, o la incapacidad para hacer callar a un niño ruidoso o una mascota de fondo. Por no hablar de las personas que no introducen sus nombres a medida que entran en la convocatoria, largos períodos de conversaciones banales, hablando entre sí o llegar a la llamada sin preparación alguna.
Pero si bien estos rasgos pueden ser graciosos o irritantes, también son humanos. Que es lo que hace a la conferencia tan popular. En un mundo donde el negocio tiende a ser global y el trabajo flexible se está convirtiendo en la norma, la capacidad de colaborar con personas reales de forma rápida y eficaz es esencial para hacer un trabajo bien hecho. Es por eso que la audioconferencia es importante hoy, y lo será siempre.
Por José María Vilar-Sancho Raga, Portavoz y Experto en Trabajo Flexible de Polycom Iberia
José María Vilar-Sancho Raga
