Zoom incorpora automatización de flujos de trabajo con IA y mejoras de productividad en Zoom Workplace

La compañía tecnológica Zoom ha dado a conocer el lanzamiento de varias innovaciones en Zoom Workplace y Business Services, incluida la disponibilidad general de Zoom Workflow Automation, el creador de flujos de trabajo que permite a los usuarios aumentar su productividad automatizando tareas repetitivas, con el apoyo de AI Companion.

Workflow Automation ayuda a los usuarios a crear sistemas de trabajo complejos en Zoom Workplace, incluyendo Zoom Meetings, Zoom Team Chat y Zoom Docs, así como en aplicaciones de terceros. Además, Zoom presentó nuevos avatares para Zoom Clips y anunció actualizaciones de funciones para Zoom Rooms, Zoom Docs y Zoom Whiteboard.

"Empoderar a las personas con la IA para ayudarles a ser más productivas, es fundamental en lo que hacemos en Zoom", afirmó Wei Li, director de Team Chat en Zoom. "Por eso, hemos desarrollado Zoom Workflow Automation con el objetivo de aprovechar el poder de Zoom AI Companion. Las organizaciones pueden utilizar esta herramienta para configurar flujos de trabajo en Zoom Workplace y aplicaciones externas, permitiendo a los equipos automatizar su trabajo diario. Workflow Automation no solo elimina tareas repetitivas, sino que también es accesible e intuitivo incluso para equipos sin experiencia técnica".

Workflow Automation simplifica las las tareas para todos

Workflow Automation permite tanto a los administradores de IT como a los usuarios finales configurar pasos y acciones que se ejecutan automáticamente en un orden específico cuando se activa un desencadenante. Por ejemplo, AI Companion puede generar automáticamente un resumen de una reunión, que se añade más tarde a Zoom Doc, Google Doc o Word Doc para compartir posteriormente en un canal de Team Chat. Asimismo, Workflow Automation junto con AI Companion, mantiene a los equipos alineados y actualizados, superando los problemas de comunicación interrumpida y agilizando las tareas.

Impulsa la eficacia operativa en las compañías

Para los administradores de IT y los profesionales de la información, la creación manual de flujos de trabajo puede resultar muy tediosa. Sin embargo, con Workflow Automation, es posible optimizarlos e integrarlos dentro de Zoom Workplace con aplicaciones de terceros.

•   Workflow Automation permite resolver problemas rápidamente, creando de manera automática un canal en Zoom Team Chat con las personas involucradas.

•   Recopila solicitudes de soporte de IT mediante formularios de retroalimentación, asegurando así que los empleados reciben ayuda cuando la necesitan.

•   La nueva solución Workflow Automation combina lógica condicional y automatización secuencial para crear flujos de trabajo más inteligentes y dinámicos, integrando de manera fluida aplicaciones de terceros como Google, Microsoft y Jira que  ayuda a los usuarios a reducir el cambio de contexto y mejorar la eficiencia.

Aumenta la productividad con flujos de trabajo fáciles de crear

A diferencia de otras soluciones, Workflow Automation utiliza tecnología sin código y plantillas para automatizar tareas fácilmente, lo que permite incluso a los usuarios sin experiencia técnica optimizar su tiempo  tiempo y mantenerse enfocados en proyectos más significativos.

Workflow Automation puede ayudar a los usuarios a automatizar su jornada de varias maneras:

•   Mantener a los equipos alineados y organizados automáticamente, añadiendo los resúmenes de reuniones de AI Companion a un Zoom Doc que luego se comparte en un canal de chat.

•   Añadir resúmenes de conversaciones de Zoom Team Chat a un canal o Zoom Doc en momentos específicos.

•   Simplificar la gestión de solicitudes de días libres con un formulario basado en chat que permite aprobaciones rápidas y notificaciones automáticas.

•   Dar la bienvenida de inmediato a un nuevo miembro en un canal de Team Chat con un formulario de incorporación.

•   Establecer recordatorios recurrentes sobre  actualizaciones de proyectos o responder preguntas comunes con un solo clic Crear notificaciones automáticas y flujos de trabajo de aprobación en el chat cuando un miembro específico del equipo responda.

Workflow Automation ya está disponible sin costo adicional para los usuarios con planes de pago durante el periodo de prueba. Para comenzar a usar Workflow Automation hoy mismo, simplemente descarga la versión 6.3.10 de la aplicación de escritorio de Zoom.

Colaboración optimizada con Zoom Workplace y AI Companion

Además de Workflow Automation, Zoom lanzó otras actualizaciones en Zoom Workplace y AI Companion para hacer que la colaboración sea aún más fácil antes, durante y después de las reuniones.

•   Genera Zoom Clips a gran escala con los nuevos Zoom Clips avatars con AI Companion. Los usuarios pueden crear un clip simplemente seleccionando de una biblioteca de 18 avatares pre-generados y añadiendo un guión. Se espera que los Zoom Clips avatars con AI Companion estén disponibles a finales de este mes.

•   Recoge fácilmente datos con Forms en Zoom Docs, ya que los usuarios ahora pueden crear y distribuir formularios en Zoom Docs para recopilar información de otros dentro de su organización o externamente. La sub-fila de la tabla de datos permite crear elementos anidados bajo encabezados principales, facilitando la gestión y seguimiento de proyectos. Forms y Data table sub-row estarán disponibles a finales de este mes. Además, los usuarios ahora pueden crear gráficos instantáneos en Zoom Docs utilizando tablas de datos con la función de panel de control, y mantener las tablas sincronizadas para reflejar cambios en tiempo real, incluso desde otros Docs.

•   Con el audio complementario de Zoom Rooms, mejora la calidad del sonido sin necesidad de varios micrófonos en la sala. Esta nueva función permite a los participantes usar el micrófono de un portátil como fuente adicional de audio y, y junto con la nueva función de “escuchar” en modo compañero, ofrece una mejor experiencia auditiva mediante auriculares o dispositivos de asistencia, ideal para personas con dificultades auditivas.

•   La aplicación de YouTube para Zoom Meetings estará disponible próximamente, permitiendo a los usuarios buscar y ver fácilmente videos de YouTube durante una reunión de Zoom. Se espera que la aplicación de YouTube para Zoom Meetings esté disponible en las próximas semanas.

•   Para facilitar una conexión multilingüe sin interrupciones, Zoom Meetings ahora ofrece servicios de subtítulos mejorados en portugués, con galés disponible próximamente, y transcripción de grabaciones en hebreo que también estará disponible pronto.

•   El panel lateral de Zoom AI Companion ahora está disponible en más idiomas para hacer más fácil que los equipos globales utilicen AI Companion y obtengan las respuestas que necesitan para optimizar su jornada laboral. Los usuarios ahora pueden interactuar con AI Companion en chino (tradicional y simplificado), francés, alemán, japonés, portugués, español, italiano, coreano, indonesio, polaco, ruso, sueco, turco, vietnamita y neerlandés (Países Bajos).

•   Organiza fácilmente diagramas en Zoom Whiteboard con containers para diagramas avanzados. Los usuarios ahora tienen la capacidad de acceder a los containers desde el panel de formas para agrupar y organizar objetos relacionados sin esfuerzo. Los containers para diagramas avanzados estarán disponibles a finales de este mes.

Las mejoras de Zoom Workplace, incluidos los nuevos Zoom Clips avatars, están disponibles sin costo adicional con los servicios de pago en las cuentas de Zoom. Algunas características pueden no estar disponibles para todas las regiones y sectores industriales, y pueden aplicarse límites.

Potencia a los agentes y equipos de ventas con Zoom Business Services

Zoom anunció nuevas características para Zoom Revenue Accelerator, así como AI Expert Assist y Workforce Management, con el fin de simplificar las interacciones con los clientes para los agentes de los centros de contacto y equipos de ventas, y mejorar la previsión de personal para los administradores.

•   Zoom Revenue Accelerator Mobile (ZRA Mobile) permite a los equipos de ventas avanzar en los negocios y colaborar con sus equipos en cualquier momento y lugar, convirtiendo cualquier momento inactivo en oportunidades productivas para generar ingresos, realizar llamadas, proporcionar comentarios y compartir ideas directamente desde sus teléfonos inteligentes.

•   Los propietarios de cuentas y administradores de Zoom Contact Center pueden crear plantillas personalizables de notas inteligentes para AI Expert Assist, automatizando la toma de notas y garantizando consistencia en las interacciones con los clientes. Además, captura detalles clave como números de cuenta y requisitos de escalamiento en el formato de plantilla, estandarizando la documentación para satisfacer las necesidades del negocio.

•   Los administradores de Zoom Workforce Management ahora pueden marcar días especiales para ajustar las previsiones durante festivos, cierres o anomalías, modificando el volumen o el tiempo de manejo y asegurando predicciones de personal más precisas, todo mientras se rastrean los cambios en los informes de auditoría.