¿Escribir a mano en entornos digitales?

La crisis sanitaria que afecta a todo el mundo ha provocado un aumento de los trabajadores que ejercen su actividad laboral desde casa.

Según la encuesta de la Población Activa del INE, en 2019 solamente un 4,8% teletrabajaba y, en cambio, durante estos meses se estima que un 34% trabaja desde casa. Numerosas empresas españolas han apostado por el trabajo a distancia como medida de prevención y seguridad laboral.

Con la llegada de esta nueva normalidad, son muchas las personas que han tenido que implementar el teletrabajo en sus rutinas laborales o escolares rápidamente. Este nuevo modelo de trabajo puede convertirse en una oportunidad para conciliar la vida laboral y familiar. Pero algunas actividades laborales se han tenido que trasladar al mundo virtual, como las reuniones físicas, y la interacción y la concentración durante las mismas ha disminuido notablemente.

¿Por qué es importante escribir a mano en entornos digitales?

El teletrabajo impide que se celebren reuniones físicas, donde es más sencillo comunicarse con nuestro equipo de trabajo, poner en común planes o ideas sobre una pizarra, revisar, señalar y subrayar documentos... Con el teletrabajo, muchas de las cosas que antes podían explicarse en una reunión presencial haciendo un esquema visual frente a una pizarra, ahora deben realizarse a través de una videollamada, lo que dificulta explicar ideas y conceptos gráficos.

Puede parecer más sencillo usar el teclado del ordenador para todas nuestras actividades laborales diarias, pero lo cierto es que cada vez hay más pruebas que demuestran que el lápiz es más poderoso que el teclado, incluso en entornos digitales. Por ejemplo, los investigadores Audrey Van der Meer y Ruud Van der Weel de la Universidad de Trondheim, midieron la actividad cerebral de los estudiantes que probaron ambos métodos y encontraron una mayor estimulación entre los que usaban lápiz y papel.

La compañía tecnológica Wacom incide en la importancia del uso del papel y el lápiz para mejorar los procesos comunicativos de las empresas: "Especialmente ahora, que tenemos que renunciar a la colaboración interpersonal, en Wacom queremos cerrar la brecha entre la interacción digital y física. La forma más fácil de hacer esto es llevar intuitivamente los procesos tradicionales a lo digital, como es la escritura a mano. Nos da a todos una sensación de familiaridad y nos facilita la transición al trabajo digital", explica Guido Möller, Senior Manager Solution Consulting de Wacom.

Consejos para liderar llamadas y reuniones virtuales efectivas

Aprender a liderar llamadas interactivas y tomar notas de las reuniones es una habilidad que aumentará la productividad y asegurará que se obtengan los puntos clave de cada reunión. Wacom ofrece algunos consejos para ser eficiente durante las reuniones online:

1- Usa papel y lápiz en las reuniones

Puede parecer anticuado, pero tomar notas con lápiz y papel es la forma más productiva de realizar un seguimiento de lo que se dice durante una reunión. Los ordenadores portátiles establecen barreras físicas y pueden hacer caer en la tentación de revisar el correo electrónico u ocuparse de otros trabajos en lugar de escuchar lo que se comenta en la llamada. Además, los blocs de notas permiten establecer contacto visual con otros participantes en la llamada. Se pueden tomar como referencia algunas estrategias de taquigrafía para concebir una técnica propia de escritura que nos permita tomar notas rápidamente y después comprenderlas una vez finalizada la reunión. Por ejemplo, el uso de la jerarquía, a través de codificación de colores, símbolos y cuadros también ayuda a compartimentar ideas y favorece la retención de información. Incluso las cosas sencillas como las marcas o garabatos en una página son métodos válidos promovidos por taquígrafos profesionales para garantizar que no se olviden los detalles clave.

2- Usa mapas mentales

Se recomienda el uso de mapas mentales durante las llamadas de equipo. A medida que vaya avanzando la llamada, se irán conectando las diferentes cuestiones tratadas dentro de cada temática. Cuando termine la reunión, habremos dibujado un esquema visual fácil de recordar y con los puntos de acción que deben tomarse.

También se pueden agrupar los temas a tratar en categorías. Estos pueden incluir problemas clave que surgen al comentar un tema en particular, así como acciones que los diferentes miembros de un equipo deben tomar y cuándo. Podemos añadir mapas mentales dibujando con un lápiz digital sobre el monitor interactivo Wacom One, y al finalizar la reunión lo podremos guardar todo en el ordenador.

3- Desarrolla tus ideas y colabora durante la reunión

Liderar una llamada es un reto durante el teletrabajo, ya que es más complicado conseguir que todos los asistentes se muestren receptivos y concentrados. Para favorecer la interacción, algunas herramientas como un monitor interactivo con lápiz óptico permiten explicar ideas y desarrollarlas en directo para hacer la reunión más visual e interactiva. Para ello, una opción es compartir pantalla y mostrar una presentación o página en blanco sobre la cual se puedan hacer dibujos o marcas para recalcar puntos importantes. De esta manera cada miembro del equipo puede participar activamente exponiendo sus opiniones, que quedarán plasmadas en el documento, y que favorecerán la interacción del grupo como si estuviesen en la misma habitación.

4- Guarda tus notas de la reunión y comparte con tu equipo

Es esencial leer y luego guardar todo lo comentado en una reunión con el equipo de trabajo. Después, se deben enviar las anotaciones a todos los participantes justo después de la reunión, que es cuando las ideas seguirán estando y las notas y los dibujos que hayamos tomado seguirán teniendo sentido.

Existen varias herramientas que permiten a los trabajadores o profesores guardar sus apuntes digitalizados después de una conferencia o una reunión  Estos archivos pueden guardarse en una carpeta compartida o distribuirse entre compañeros de trabajo por correo electrónico.

Muchas personas han tenido que implementar el teletrabajo en sus rutinas en 2020. Los alumnos también han tenido que recibir clases desde casa. La tecnología de monitor interactivo con lápiz digital mejora la experiencia del trabajo remoto, y es una herramienta muy útil para todos aquellos que necesitan realizar presentaciones durante una conferencia.