Las ventajas fundamentales de la gestión documental frente a los papeles
Actualmente, existe la tendencia de llegar a la oficina sin papeles en la que todos los documentos sean digitales desde su nacimiento hasta su archivo o eliminación. Sin embargo, todavía falta hasta llegar a esto y mientras tanto las compañías deben combinar los documentos electrónicos y los físicos.
Pero, ¿cuáles son las principales ventajas de la gestión documental? Infocopy, distribuidor oficial de Kyocera Document Solutions, líder de soluciones de impresión, gestión de documentos y consultoría, apunta a las siguientes:
• Ahorro de costes (impresiones, fotocopias, almacenes para los archivos, etc.).
• Optimización del tiempo. La búsqueda y el acceso a la documentación son más rápidos y se evitan errores como duplicados, pérdidas o retrasos, entre otros, ofreciendo respuestas veloces a cualquier asunto que haya que solucionar y, por lo tanto, no solo agilizando las tareas dentro de la empresa sino también las respuestas a los clientes. Además, al tratarse de un documento electrónico es más rápido de archivar y enviar.
• Automatización de procesos, lo que reduce los tiempos de tramitación y gestión, aumentando la eficacia de los mismos.
• Trabajo Colaborativo. Mejora de la eficacia y la eficiencia permitiendo que distintos departamentos trabajen a la vez en los mismos documentos.
• Seguridad. Permite controlar quién y cuándo accede a cada información, asignando permisos a cada tipo de empleado y cumpliendo con las normativas de seguridad ya que trabajar con un gestor documental ya implica el cumplimiento varias de las normativas de seguridad. Un ejemplo de ello es que se diseñan, entre otras funciones, para cumplir con la LOPD (Ley de Protección de Datos).
• Disminución del riesgo de perder documentos.
• Movilidad. Se ha convertido en un requisito indispensable para el día a día de muchas empresas. Por eso, los sistemas de gestión documental basados en la nube permiten conectarse en cualquier momento y lugar.
• Mejora del ROI, al reducir los costes, aumentar la calidad y dar una respuesta segura a las demandas documentales de la compañía mejora la productividad.
