Los equipos MFP inteligentes están redefiniendo los flujos de trabajo

El whitepaper de IDC patrocinado por OKI Europe afirma que los últimos dispositivos multifuncionales amplían el rango de acción de los equipos desde los procesos basados en papel hasta convertirlos en una herramienta de transformación digital personalizable.

Titulado "¿Sus procesos empresariales entorpecen sus oportunidades de mercado? Gestión de documentos e impresión económicas mediante equipos MFP inteligentes", contiene información escrita por Jacqui Hendriks, Directora del Equipo de Consultoría e Investigación para Soluciones de Documentos y Servicios de Impresión Gestionados en Europa de IDC.

El estudio de IDC desvela que el 67% de las PYMES europeas consideran la productividad una prioridad, lo que resalta la necesidad de mejorar los flujos de trabajo. Sin embargo, aunque los servicios en la nube ofrecen a las empresas un acceso asequible a tecnologías sofisticadas, solo una de cada tres tiene planificado cómo se adaptará y gestionará el crecimiento de la información en un mundo cada vez más digitalizado.

El whitepaper también identifica que las dificultades relacionadas con la documentación antigua provocan pérdidas de tiempo y causan una importante reducción del 20% de la productividad del empleado, el equivalente a más de 2 meses de trabajo al año. De igual modo, a pesar de que las tecnologías emergentes, como la movilidad, big data, las redes sociales y la nube, presentan problemas de seguridad, se desvela que tres cuartas partes de las PYMES no cuentan con un sistema de seguridad en vigor, lo que les deja expuestas a riesgos.

Además de exponer estos retos, el whitepaper de IDC destaca las funcionalidades disponibles en los últimos equipos MFP inteligentes, que permiten mejorar el flujo de trabajo y la productividad gracias a operaciones empresariales más inteligentes y procesos más eficientes para las PYMES. Afirma: "Al actuar como rampas de entrada y salida a la nube, los equipos MFP inteligentes amplían su uso: dejan de ser simples dispositivos de impresión y copia de páginas impresas y se convierten en una herramienta de transformación digital personalizable, que permite a las empresas recopilar, integrar y transmitir información".

Si revisamos más en detalle otros factores que impulsan la necesidad de cambios, como el aumento de los retos de TI, el whitepaper señala que las empresas deben tomar decisiones cruciales sobre inversiones y prioridades que favorezcan el crecimiento y un rendimiento competitivo.

No obstante, en lugar de optar directamente por costosos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las compañías deberían considerar primero la realización de pequeñas inversiones para personalizar las herramientas de los flujos de trabajo, lo que podría ofrecerles la automatización y la integración necesarias para impulsar la productividad en menos tiempo.

Según este estudio de IDC, los equipos MFP pueden utilizarse como una plataforma para el crecimiento, proporcionando soluciones de flujo de trabajo rentables y eficaces que mejoran el cumplimiento normativo y la seguridad, a la vez que apoyan los objetivos empresariales clave, como la movilidad, junto con iniciativas de reducción de costes. Es este aspecto, tienen el potencial para redefinir la ejecución del flujo de trabajo empresarial diario.

Esto es especialmente importante para las PYMES, muchas de las cuales ven cómo su crecimiento se ve obstaculizado por los procesos internos, además de sufrir la presión de tener que gestionar la movilidad y optimizar sus recursos. Gracias al uso de los equipos MFP, las PYMES tienen la oportunidad de aliviar esta presión y lograr notables ventajas en los flujos de trabajo.

Además de la estrategia del flujo de trabajo, los equipos MFP también ofrecen a las muchas empresas que carecen de un sistema de seguridad para la documentación, la oportunidad de controlar el acceso a la información confidencial con herramientas de autenticación y proteger la información de los clientes mediante el acceso basado en permisos.

"Este completo whitepaper de IDC identifica una serie de retos y prioridades empresariales que los equipos MFP actuales pueden solventar sobradamente", afirma Terry Kawashima, Director Ejecutivo de OKI Europe. "También establece un vínculo claro entre los dispositivos y los requisitos de las empresas modernas".

La gama de equipos MFP inteligentes de OKI Europe combina una amplia variedad de funciones para captar y procesar información de manera más inteligente, lo que ayuda a los empleados a trabajar con mayor productividad. Las soluciones rentables se combinan con un software sofisticado, una tecnología avanzada y una arquitectura abierta, lo que les permite integrarse perfectamente con los flujos de trabajo existentes.

Esta versatilidad integrada responde a ese 70% de PYMES europeas que, según los descubrimientos de IDC, usan herramientas de automatización de procesos para aumentar la productividad de los empleados, lo que significa que los equipos MFP pueden aumentar su importancia de cara al futuro crecimiento, así como para las nuevas tendencias tecnológicas y empresariales.