Cinco claves para evitar la sobrecarga de información en el trabajo

Según un estudio elaborado por OpenText, el 34 por ciento de los españoles no puede desconectar del trabajo ya que están constantemente recibiendo información durante las 24 horas del día.

Cuando esa información supera la capacidad de procesamiento de las organizaciones, se produce una sobrecarga de información, y es esa sobrecarga la que, según el mismo estudio, contribuye a que el 79% de los trabajadores sufra estrés diario. Si la gestión, el almacenamiento y, sobre todo, la protección de esa cantidad masiva de datos provenientes de diversas fuentes se convierte en un reto, ¿cómo se puede evitar esta sobrecarga a las empresas?

“La adopción del enfoque "digital-first" y el incremento en los canales de información han dado lugar a que individuos y empresas se enfrenten diariamente a un volumen masivo de datos e información” afirma Mario Montesinos, Global Head of Value Engineering en OpenText. “Sin una estrategia clara para gestionar el volumen creciente de datos, las empresas se enfrentarán a un incremento de los costes operativos además de poner en riesgo la seguridad de los datos sensibles. Esta situación no solo dificulta la toma de decisiones y reduce la productividad, sino que inhibe la innovación al entorpecer la capacidad de los equipos para identificar oportunidades y desarrollar soluciones creativas”.

Por todo ello, OpenText, compañía líder mundial en software y servicios de gestión de la información con más de 30 años de experiencia, revela cinco pasos a seguir para evitar la sobrecarga de la información en el ámbito laboral:

1. Clara definición de prioridades: en un entorno donde la información abunda, es crucial establecer los datos que se desean recopilar y almacenar antes de iniciar cualquier proceso de recolección. Esto garantiza que los esfuerzos se dirijan hacia la obtención de información realmente relevante.

2. Implementación de sistemas de filtrado y clasificación de datos: la adopción de herramientas especializadas en el filtrado y la categorización de datos optimiza el acceso a la información crítica. Estos sistemas permiten a las organizaciones concentrarse en la información importante, reduciendo al mínimo la duplicación y pérdida de datos.

3. Uso de herramientas de visualización de datos: las herramientas de visualización son fundamentales para facilitar la interpretación de datos clave, contribuyendo de esta forma a una toma de decisiones más informada y eficaz en el ámbito empresarial.

4. Adopción de tecnologías de automatización: la automatización de los procesos y flujos de trabajo permite simplificar operaciones y liberar a los empleados de tareas repetitivas. Esto les permite concentrarse en actividades de mayor valor estratégico para la empresa.

5. Capacitación en la gestión de la información: para mitigar el riesgo de sobrecarga de información, es esencial que los equipos de trabajo estén capacitados en la gestión eficiente de datos, asegurando su uso óptimo en beneficio de la organización.

“Al adoptar estas prácticas, las organizaciones no solo pueden reducir la sobrecarga de información, sino que también mejoran significativamente su capacidad de respuesta y agilidad en un entorno empresarial dinámico. Desde OpenText continuamos innovando y ofreciendo soluciones tecnológicas que permiten a las empresas gestionar sus datos de manera más eficiente, reducir la sobrecarga de información y mejorar sus operaciones globales”, concluye Montesinos.