Seis características que serán clave en el software de contabilidad para pymes en 2023
Los proveedores de software ofrecen soluciones con distintos niveles de funcionalidad y escalabilidad. Y lo hacen, obviamente, con precios y condiciones también diferentes.
Identificar las características clave del software de contabilidad ideal para cada organización debería reducirse, por tanto, a conocer las soluciones disponibles en el mercado. Y eso incluye, lo que ofrecen y cómo se relacionan con las necesidades del negocio.
Algunas pymes minimizan la importancia de disponer de un buen ERP contable. Bien porque cuentan con personal interno que compensa con trabajo manual la falta de automatismos. Bien porque recurren a una gestoría/asesoría para realizar estas funciones. Sin embargo, apostar por la calidad y por la implantación de programas informáticos contables puede ser muy beneficioso, tanto para aumentar la productividad como para minimizar los gastos. En todo caso, un software de contabilidad facilitará la ejecución de tareas contables más complejas, con más frecuencia y mayor precisión.
Un software de contabilidad alivia la carga de trabajo del área financiera. Y "suaviza" los picos en los períodos fiscales más "ajetreados". Además, proporciona la transparencia y fiabilidad que necesitan las pymes al presentar sus cuentas, utilizando cuadros de mando intuitivos. En definitiva, un ERP de contabilidad no solo impacta sobre las tareas básicas, automatizando funciones del día a día. También organiza y analiza los datos contables para proporcionar una perspectiva financiera del negocio mucho más profunda.
Estas son, según Datisa, las 6 características clave del ERP de contabilidad para pymes:
• Facilidad de uso. Los programas de contabilidad modernos se diseñan pensando en la máxima facilidad de uso. Sin embargo, sigue siendo importante examinar la interfaz del software en detalle para determinar si es lo suficientemente intuitiva como para que cualquier miembro del equipo la pueda utilizar. Incluso las personas que no tienen tanta experiencia ni en contabilidad ni en tecnología.
Por otra parte, el software de contabilidad debe ser flexible y muy funcional. Es recomendable que permita generar informes multidimensionales que faciliten su personalización, teniendo en cuenta las necesidades y objetivos del negocio.
• Máxima prestación en versiones estándar. El ERP es la columna vertebral del sistema de gestión de un negocio. Por lo tanto, debe poder crecer y adaptarse a las necesidades de la organización. Apostar por un ERP contable que incluya, en su versión estándar, la máxima cobertura funcional posible, será un acierto. Esto permitirá a la organización utilizar, o no, las funcionalidades que incluye el sistema, dependiendo de su nivel de necesidad. Hablamos de funciones incluidas en el precio del ERP. Es decir, que no implican costes extras. Y que proporcionan la seguridad de contar con un software capaz de responder con acierto, prácticamente, ante cualquier escenario posible. Pero, también hablamos de un software capaz de adaptarse a nivel tecnológico (SaaS, On Premise o Hosting) y de conectividad (Web Services).
• Integración de funciones de facturación y gestión de inventario. Cada sistema ERP incluye sus propias funcionalidades básicas. Y, casi todos incluyen facturación y/o gestión de inventarios. Tener todas estas funciones clave integradas en un mismo sistema, reduce considerablemente el tiempo de transferencia y la migración de datos de un sistema a otro.
• Identificación y prevención de errores. Un ERP contable aporta más precisión y eficacia. Esto significa que se reducen los errores hasta el punto, incluso, de eliminarse por completo. Por eso, el software de contabilidad que utilicen las pymes en 2023 deberá incluir funciones de comprobación automática de errores. Funciones como el cálculo automático también es esencial para eliminar los errores.
• Conexión sencilla entre las partes interesadas. Las pymes necesitan un software de contabilidad que facilite la coordinación entre clientes, proveedores, bancos y, en general, todas las partes implicadas en los procesos financiero-contables. La documentación y la comprobación de las cuentas, los extractos bancarios y saldos, la supervisión y gestión de los créditos o el seguimiento de los pagos y vencimientos con proveedores y clientes, son aspectos críticos para una gestión contable adecuada.
• Protección de datos sensibles. La información financiera es extremadamente sensible. Y, nunca debe caer en las manos equivocadas. Por lo tanto, a la hora de elegir un software de contabilidad, las pymes deberán poner el foco en la seguridad. Contactar con proveedores fiables -con experiencia y buena reputación en el mercado- será prioritario para las pymes. En este sentido, desde Datisa se recomienda apostar por un ERP contable que garantice la seguridad de los datos. Será importante, que el acceso a los datos sea personalizable y por niveles de seguridad.
