La modernización de las tecnologías
Cómo dejar atrás una pesada herencia. Las claves para encarar este complicado proceso, crucial para muchas organizaciones.
Como compañía experta en automatización digital de procesos de código abierto, Bonitasoft ofrece algunas claves para aquellas empresas que aún dudan en dar el salto hacia la modernización de las tecnologías de la información.
El entorno de las tecnologías de la información (TI) combina aplicaciones legacy (heredadas) con otras modernas, que no siempre se comunican bien entre ellas, creando errores, ralentizando el progreso, dejando al cliente insatisfecho y frustrando a los empleados. Los líderes de los equipos técnicos deben analizar cuidadosamente y elegir soluciones con el menor impacto disruptivo, y mejor aún: invertir en soluciones que faciliten la coexistencia.
‘La modernización de TI’ engloba múltiples procesos, pero en líneas generales, se refiere a la actualización de todo o parte de un software de TI obsoleto para dar un mejor apoyo a la empresa. Desde hace años se habla de esta modernización a medida que el software se queda obsoleto (algunos más rápido que otros). Pero hacerle frente sigue siendo toda una batalla para organizaciones de todos los tamaños y sectores, desde la administración, hasta la banca o el comercio minorista.
El adjetivo ‘heredado/a’ se refiere a la tecnología de la que la empresa ha dependido a lo largo de los años y puede incluir sistemas que sigan funcionando en procesadores centrales o que sigan utilizando programas en lenguajes como COBOL. Por desgracia, esto significa que usan tecnologías obsoletas o sin actualizar, incluso si siguen siendo necesarias y no se pueden reemplazar: software propietario, software desarrollado especialmente para determinada industria o empresa, soluciones de creación propia, etc.
La modernización de los sistemas heredados consiste en actualizar la tecnología para proporcionar a los colaboradores las herramientas adecuadas que les ayuden a expandir el negocio. A corto plazo, puede significar incorporar nuevo software. Pero eso no es todo. Con el paso de los años, la transformación digital se ha convertido en una operación más importante para las empresas que comenzaron a dedicar unidades de negocio a alcanzar objetivos a largo plazo, como, por ejemplo, superar a la competencia.
“Tener un entorno de TI moderno ya no es un deseo, sino un verdadero factor / estrategia que cambia las normas del juego en una sociedad tan digitalizada. Para mantenerse a la vanguardia, las empresas necesitan prepararse ahora, no estar continuamente en un modo reactivo. Para eso, hay que empezar con una infraestructura de TI operativa y fiable. En resumen, es necesario prepararse ahora para ser competitivos mañana”, advierte Miguel Valdés Faura, CEO y cofundador de Bonitasoft. “La solución no siempre es actualizar o sustituir. También merece la pena plantearse la figura de la incorporación al entorno informático. Una buena razón para introducir nuevas tecnologías sería que puedan comunicarse con las antiguas”, añade.
Las razones para digitalizarse son numerosas, pero entre las más comunes figuran:
● Mejorar la colaboración y la eficiencia dentro de los equipos
● Reducir los costes de TI
● Mejorar la agilidad para reaccionar a los cambios (previsibles o no, como ha enseñado la COVID-19)
● Ahorrar tiempo y recursos
● Ganar en seguridad y facilidad de acceso a la información
● Prevenir que el software utilizado deje de ser compatible
● Evitar que el conocimiento tecnológico y la experiencia se pierdan a medida que los empleados puedan cambiar de organización
● Expandir el negocio
● Mejorar la experiencia del usuario final
● Automatizar tareas
● Deshacerse del papel
Sin embargo, muy a menudo las compañías quieren modernizarse, pero no pueden abordar todo de golpe y se enfrentan a múltiples barreras: tiempo, dinero, resistencia al cambio de los recursos humanos, falta de convicción, creencia de que todo “seguirá funcionando”…
Según el punto de vista de Bonitasoft, cuando el problema es económico, se aconseja sustituir los sistemas antiguos lentamente, comenzando por los que permiten obtener un mayor ROI (por ejemplo, el CRM para un ciclo de ventas más rápido) y así conseguir resultados que ayudarán a continuar con la modernización paso a paso.
Es fundamental escuchar a los equipos ya que, si los colaboradores empiezan a quejarse de las aplicaciones de la empresa, sin duda es una señal a tener en cuenta. Las advertencias en una etapa temprana suelen venir de los empleados -son los primeros en detectar los posibles inconvenientes-. Si no se atienden estas alertas y se espera para abordar los problemas, los trabajadores pueden dejar de mencionarlos y, simplemente, acostumbrarse a trabajar de forma lenta y con menos eficiencia.
Si el problema es la resistencia al cambio por parte de equipos acostumbrados a las herramientas conocidas, será necesario un trabajo en profundidad para mostrarles las ventajas de la modernización. En cualquier caso, siempre es recomendable evitar a toda costa la creación de TI ‘en la sombra’: aplicaciones instaladas por los empleados para superar los límites del sistema de la empresa, sin la aprobación del departamento de informática.
“Sin duda, todos estos reparos son legítimos, pero para las empresas que no empiecen a encarar su modernización las cosas irán a peor, nunca a mejor. Es solo cuestión de tiempo. ¿No es mejor tener el control de la situación y anticiparse a los problemas?", concluye Miguel Valdés Faura, CEO y cofundador de Bonitasoft.
