Decidir con el Smart Data
El Smart Data, una herramiento necesaria para la toma de decisiones empresariales: 6 claves para que el almacenamiento de datos repercuta de formas positiva en la gestión.
El Club Excelencia en Gestión, asociación empresarial dedicada a mejorar la gestión y resultados de las organizaciones, ha celebrado un nuevo seminario online con el fin de compartir e impulsar el conocimiento y así fomentar la cultura de la transformación que acelerará la recuperación económica. En esta ocasión, la temática tratada se ha centrado en la gestión de los datos para preparar a las organizaciones para el futuro a pesar de la incertidumbre.
En él han participado Amparo García, directora de Operaciones de Zeus Smart Visual Data, empresa especializada en captación, análisis y visualización de datos, y Ramón Argelaguet, director financiero de Just Eat Spain, centrada en el sector restauración, más concretamente en comida a domicilio. Junto a ellos, como moderadora de la charla ha estado Nayra Montesinos, colaboradora del Club Excelencia en Gestión.
Bajo el título ¿Cómo transformar tu organización con una estrategia basada en datos?, los dos ponentes han mostrado cómo se puede aprovechar al máximo la información que se recoge de distintas fuentes. También cómo se puede emplear en la toma de decisiones, un aspecto en el que es crítico saber recoger los datos, gestionarlos y repartirlos entre departamentos y darles forma para que todos los miembros de una organización sean capaces de interpretarlos.
De las reflexiones extraídas de este encuentro virtual, el Club Excelencia en Gestión ha elaborado el siguiente listado de conclusiones y recomendaciones:
Las 6 claves para conseguir que el smart data repercuta de formas positiva sobre la gestión de la empresa
1) Datos y personas deben ir siempre unidos. En la estrategia de datos hay que tener en cuenta la combinación de estos dos conceptos. Aunque la información es la materia prima, es importante darle la forma adecuada, enfocada hacia los objetivos de nuestro negocio, para que sea comprensible y, en consecuencia, útil para los humanos que la reciban. Porque si su análisis no se entiende, no servirá para nada e, incluso, puede llevarnos a tomar decisiones equivocadas.
2) Qué datos nos van a ser útiles. Actualmente una organización, ya sea grande o pequeña, es capaz de recabar enormes cantidades de información que, bien gestionada, le puede ser útil en su día a día. A través de su página web, de redes sociales, pero también de datos externos como la meteorología, el tiempo trabajado por cada empleado, el calendario de días festivos y vacaciones, las nóminas... Todo aquello que afecte a la gestión de nuestra organización debe estar incluido en el diseño de las estrategias inteligentes que nos van a ayudar a conseguir nuestros objetivos.
3) Definir para qué queremos utilizar los datos. La información que se registre no puede servir sólo para alimentar el ego de una organización, sino que ha de ser útil para descubrir necesidades, detectar tendencias, conocer mejor a los grupos de interés, variar precios, alertar sobre posibles errores que han de corregirse, encauzar las decisiones empresariales, etc. Contestar a esta pregunta va a servir, entre otros aspectos, a hacer predicciones y diseñar estrategias de futuro tanto a corto como a medio y largo plazo que, por otra parte, han de ser flexibles y transformarse en función de cómo evolucionen los datos.
4) Ofrecer unos datos u otros en función de quién los vaya a leer. Dar el mismo bloque de información a todos los departamentos de la organización no es eficiente, es importante cribar los datos y aportar a cada departamento los que necesita realmente para tomar decisiones. Porque lo que es útil para el equipo de ventas no tiene por qué serlo para el de administración o el de finanzas. No obstante, es recomendable implantar una cultura organizativa multidisciplinar en la que sea habitual compartir la información entre departamentos y adoptar medidas de forma conjunta.
5) Saber cómo y cada cuánto tiempo se va a analizar la información. Hay que tener claras las herramientas de análisis con las que se va a trabajar, cómo nos van a mostrar los datos y cada cuánto tiempo se van a renovar (mensualmente, semanalmente, diariamente, a tiempo real, etc). Estas herramientas más o menos innovadoras van desde plantillas de Excel hasta la visualización en paneles táctiles, pasando por herramientas de business intelligence (BI). Estas últimas pueden tener un formato estándar o estar hechas a medida, en función de las posibilidades de cada compañía, y aportar utilidades como las alertas en dispositivos móviles para agilizar la toma de decisiones importantes.
6) Detectar y apostar por las métricas que mayor utilidad nos ofrezcan. Las herramientas con las que trabajemos deberán aportar métricas que sean accionables y que aporten información útil para conseguir los objetivos marcados. Por ejemplo, hay métricas enfocadas a analizar resultados cuya información es más útil si se revisa semanal o mensualmente, mientras que los indicadores clave de rendimiento de los equipos necesitan una monitorización constante. Aquellas que más le convengan a la organización han de estar incluidas en su estrategia de datos.
