Errores en la gestión de una pyme

A pesar de tener un plan de negocio perfectamente estructurado, muchas pymes encuentran serias dificultades para abordar la gestión de su día a día.

Tareas administrativas que se repiten y que exigen demasiado tiempo y demasiados recursos, falta de colaboración entre departamentos o dificultades para encontrar la información necesaria en el momento oportuno, son solo la punta del Iceberg.

Isabel Pomar, CEO de Datisa, dice que “lo más importante es identificar los problemas que afectan a la rentabilidad y al rendimiento de la organización. Estos problemas no siempre tienen que ver con la actividad propia del negocio. A veces obedecen más a la dificultad de encontrar y analizar datos claves que afectan al rendimiento y que permitirían tomar decisiones más inteligentes. O, quizá también, a la falta de la tecnología adecuada para facilitar la automatización de tareas y funciones que aportan poco valor y que, se convierten en auténticos “ladrones” del tiempo”.

En general, los tres errores más comunes entre las pymes son:

Gestión del flujo de caja ineficiente. Ya sea por carecer de conocimientos financieros o contables o porque la gestión financiera se confía en agentes externos, se pierde la perspectiva económica del negocio. Priorizar el cumplimiento legal y la presentación de Impuestos y Declaraciones, en vez de diseñar estrategias para impulsar la rentabilidad del negocio es otro de los problemas de gestión de las pymes. En todo caso, lo cierto es que la gestión del flujo de caja es, a menudo, en el verdadero Talón de Aquiles de muchas pymes.

Para solventar las deficiencias en esta área, Datisa recomienda:

•        Control de la liquidez. La COVID nos ha enseñado que los Cisnes Negros en los negocios existen. Por eso es importante mantener una reserva de efectivo siempre disponible para hacer frente a cualquier incidencia. Pero, también, para aprovechar las oportunidades de negocio que puedan surgir.

•        Diferenciar ingresos y beneficios. Si todo lo que ingresa una empresa se gasta o se invierte, el nivel de beneficio será 0. Por eso, es importante medir muy bien el margen de beneficio que aporta cada cliente, cada producto o servicio, o cada segmento de mercado para poder implementar las medidas de expansión o contracción adecuadas.

•        Que tus proveedores ayuden a la financiación. En lugar de tener que pedir un crédito, puede ser más rentable, negociar las condiciones de pago con los proveedores. Basados, siempre, en el principio del gana-gana, proveedor y cliente pueden ser el balón de oxígeno mutuo en momentos complejos.

Descoordinación o comunicación deficiente entre los equipos de trabajo. Es más común de lo que parece. Y, en este tiempo de homeworking ha sido una de las áreas en las que más han trabajado las pymes. Mantener una comunicación fluida y facilitar la coordinación y el trabajo en equipo solo es posible si existe la cultura corporativa adecuada. Pero, también, si se cuenta con la tecnología necesaria para aterrizar a la realidad sus principios teóricos.

Para impulsar la colaboración interdepartamental, desde Datisa se apuntan las siguientes recomendaciones:

•        Disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas para facilitar el acceso y el intercambio de información.

•        Delegar aumenta el rendimiento del equipo y proporciona tiempo para poner el foco en funciones más estratégicas. Delegar implica también no caer en la trampa de la micro-gestión.

•        Facilitar el acceso y el intercambio de información a través de soluciones del tipo ERP para agilizar los procesos, haciendo que todos los que intervienen en una tarea o proyecto sientan que, de verdad, aportan soluciones de valor sin restar tiempo a los demás.

Demasiados ladrones de tiempo.  Muchas de las tareas a las que se enfrenta una pyme no solo aportan poco valor, sino que restan demasiado tiempo. Problemas para priorizar tareas o postponer determinadas actividades por desconocimiento, porque siempre hay algo más importante, o, sencillamente, por falta de tiempo, llevan a una gestión deficiente, lenta e ineficaz.

Para evitar estas pérdidas de tiempo, Datisa recomienda:

•        Automatizar todo lo que se pueda. El tiempo ganado, se puede dedicar a analizar los datos, identificar tendencias, planificar, similar posibles escenarios a futuro, o, simplemente, para optimizar los procesos operativos del negocio. Emitir facturas, enviar solicitudes de cobro/pago, calcular amortizaciones, asientos contables, acceder a de cuadros de mando para obtener una visión global y/o parcial de la compañía, etc.

•        Acceder fácilmente al dato. Solo si la tecnología proporciona un acceso sencillo y un manejo intuitivo tendrá sentido. Si no, la tecnología en sí misma, se convertirá en el mayor ladrón de tiempo de la compañía. Por tanto, acceso sencillo y, en tiempo real a la información necesaria para tomar decisiones objetivas.

•        Analizar toda la información. Los ERP actuales incluyen funciones analíticas que permiten acceder al dato, pero, sobre todo, descifrar la información que encierra, su origen, su composición, su impacto sobre un área concreta o sobre el negocio en general, etc.