Agilidad y eficacia con RPA

Tener claro qué procesos hay que automatizar y priorizar en aquellos que más beneficios reporten a corto plazo es fundamental a la hora de afrontar la implantación de un proyecto RPA en una organización.

Estas son algunas de las claves que se han destacado en el webinar “Procesos más ágiles y eficaces. ¿Mito? No, RPA”, organizado por Amatech Group (empresa a la que pertenece Nahitek Digital), para dar a conocer el impacto y las ventajas que tiene el uso de esta tecnología en el día a día de una entidad, y que ha contado con la participación de Carolina Rondón y Daniel Martín, ambos profesionales expertos en RPA de Nahitek Digital, junto a Esther Felix Giner, directora de Digitalización y Oficina de Proyectos TI en Mutua Universal.

Durante su intervención, Daniel Martín, RPA Senior Consultant, ha explicado que la función de los robots software es la de “reproducir acciones humanas” en aquellos procesos que son “manuales y repetitivos; contienen datos estandarizados; están basados en reglas; cuentan con un alto volumen de gestión y no pueden ser asumidos en tiempo y forma; están bien documentados o son procesos que van a cambiar a corto plazo”.

En su ponencia, Martín ha destacado que, cuando se implementa un proyecto de estas características el objetivo es conseguir que las “organizaciones progresen, sean más eficientes, ahorren, cuenten con una cómoda monitorización y análisis de resultados, cumplan con los requerimientos normativos y optimicen el talento humano, dado que permite liberar al empleado para que pueda realizar actividades de mayor valor y centrarse en otros aspectos en los que sea requerido”.

“Automatizar procesos es esencial para hacer frente a picos de demanda”

En cuanto a los procesos “automatizables”, Daniel ha expuesto algunos casos de uso en los que está implantada esta tecnología como en la cadena de suministro con la gestión de facturas o proveedores; la tramitación de nóminas en RRHH; el restablecimiento de contraseñas en IT; o el seguimiento de reclamaciones en servicios de atención al cliente.

Contar con un paquete de soft-bots permite “mejorar los servicios de una organización”, dado que la aplicación de esta tecnología “minimiza errores y agiliza los tiempos de ejecución; aumentan la productividad; reduce las curvas de aprendizaje y garantiza el cumplimento normativo”. A todos estos beneficios hay que sumar el impacto económico que tiene para el negocio dado que “tras la inversión inicial, el ROI es inferior a 6 meses”, ha subrayado Martín.

Este aspecto económico ha quedado avalado por la intervención de Esther Felix Giner, Directora de Digitalización y Oficina de Proyectos TI en Mutua Universal, quien ha indicado que para esta entidad “el ROI fue determinante para priorizar qué procesos, de los 30 que habíamos detectado, íbamos a automatizar”.

Felix Giner ha explicado que Mutua Universal inició su viaje a la automatización de procesos en 2018 y decidió apostar por esta tecnología “por la agilidad y flexibilidad que ofrece y su capacidad para adaptarse a picos de demanda muy altos”, algo que pudieron comprobar cuando irrumpió la crisis de la covid-19 y tuvieron que hacer frente a un pico de trabajo muy alto.

Para Esther Felix Giner es esencial “estar lo mejor preparado posible, ya que te da una ventaja ante situaciones como la que estamos viviendo actualmente”. Y es que Mutua Universal se enfrentó en 2020 a un escenario que pocos podían prever. “El gobierno tuvo que hacer frente a toda la situación compleja que se creó a nivel pymes y autónomos, cambiado la normativa de forma constante, y esto nos afectó también a nosotros. RPA supuso una pieza clave, ya que, por su flexibilidad y escalabilidad, en menos de tres semanas conseguimos desplegar soft-bots que ayudaron en todo el esfuerzo humano para llegar a los casi 100.000 expedientes que hemos tramitado”.

Otro aspecto que ha destacado es la importancia de contar con un partner de confianza para todo este viaje. “Nosotros no somos expertos en automatización, por lo que ha sido crítico poder contar con una consultora especializada como Nahitek Digital, además de todo nuestro equipo humano, que ha estado involucrado desde el principio en este proceso. Los valoramos como pieza clave, ya que esta tecnología viene a apoyar a los equipos de trabajo”.

Por su parte, Carolina Rondón, Analyst Consultant RPA en Nahitek Digital, contó durante su presentación, todas las fases por las que pasa un proyecto de automatización, así como la metodología, con workshops, análisis económico y estratégico, etc. Rondón, hizo hincapié en la importancia de la Gestión del Cambio: “Está presente en cada fase de la robotización, en la que se va controlando cada paso con entregables al cliente y documentación. Esto persigue, en primer lugar, minimizar la resistencia al cambio en la organización; en segundo, gestionar la introducción de RPA en la organización, y, por último, redefinir los flujos de proceso y trabajo”.

De hecho, la consultora analista, hizo un repaso a los beneficios directos de implantar RPA en una organización. “Una vez las tareas están automatizadas, se minimizan los errores considerablemente. A continuación, aumenta la productividad, sobre todo al disminuir el tiempo de ejecución; mejora las curvas de aprendizaje, ya que no se requiere formación de perfiles para determinadas tareas; se asegura el cumplimiento normativo, una vez que esas actividades están estandarizadas, es muy fácil cumplir con el marco legal, y se facilita la auditoría de procesos, con información real sobre el funcionamiento del proceso, permitiendo al responsable del negocio tomar decisiones".

RPA reduce la consecución de errores en un 98%

Entre los casos de uso reales que ha presentado Carolina Rondón, se encuentran dos basados en el sector Público: el de la gestión de solicitudes por parte de los ciudadanos, y el de los cambios de información sensible.

“Los call centers de algunas administraciones públicas se ven desbordados por actividades que deben realizar de forma sistemática. Un ejemplo es el de la descarga de información de formularios de ciudadanos, en el que el empleado tiene que abrir numerosas ventanas para corroborar o comprobar una información. Con RPA se descargan los datos de forma automática de los formularios, dirigiéndose a las aplicaciones correspondientes, todo con el más estricto cumplimiento normativo”, explicó Rondón.

Como colofón al encuentro, los asistentes han tenido la oportunidad de resolver sus dudas a través de las preguntas que han podido hacer a los ponentes. Un evento en el que se ha dejado claro que RPA es una tecnología clave para afrontar cualquier situación futura y que se está convirtiendo en una pieza fundamental de empresas de diferentes sectores que quieren ver crecer su negocio.