Ventajas de la digitalización de facturas en empresas
En un mundo en plena disrupción, digitalizar las facturas y almacenarlas en la nube es una apuesta ganadora.
Así, para Expensya, desarrollador de software para la automatización de notas de gastos, la digitalización, además de un ahorro de tiempo y dinero, ofrece otras muchas ventajas funcionales.
Efectivamente, digitalizar un documento significa pasarlo a un formato electrónico. Esta práctica, cada vez más seguida por las empresas, facilita el acceso a la información puesto que, en formato electrónico, los datos cumplen perfectamente tres requisitos esenciales: accesibilidad, facilidad de transmisión y seguridad.
“El auge de las nuevas tecnologías ha modificado radicalmente los procesos del mundo profesional. En este contexto, la digitalización de los procesos dentro de una empresa permite generar una gran cantidad de ventajas, desde la gestión de la producción y de los recursos humanos, hasta la administración de la contabilidad: ¡las oportunidades son casi infinitas", expresa Karim Jouini, CEO de Expensya.
¿Cuál es el interés de digitalizar las facturas?
Por tanto y dado que las facturas son documentos importantes para la empresa e imprescindibles para distintos procesos (contabilidad, tributación o gestión comercial, entre otros) estas deben conservarse con mucho cuidado, y al menos durante 4 años, tanto por motivos legales como para las necesidades de la empresa. Teniendo en cuenta su importancia, digitalizar las facturas puede resultar de gran utilidad para las empresas, al permitirles:
• Ganar tiempo. Encontrar las facturas digitalizadas y archivadas en la nube es un proceso sencillo, que requiere de una simple búsqueda, gracias a su clasificación por parámetros específicos como, nombre, fecha u objeto.
• Aportar seguridad a los datos y evitar las pérdidas. La digitalización constituye una garantía frente al riesgo de pérdida física de un archivo y ayuda a conservar con sumo cuidado esas facturas imprescindibles para toda la empresa.
• Centralizar todos los datos. Gracias a la digitalización de los documentos, todas las personas implicadas en un proceso pueden acceder a los distintos documentos almacenados en la nube sin ningún problema.
• Exportación de datos simplificada. Con las facturas en formato electrónico, se consigue simplificar la exportación de documentos, evitando además la entrada manual de datos. Con un solo clic, las facturas digitales pueden ser descargadas e integradas fácilmente en un ERP u otra solución de gestión contable.
• Responder a la problemática de la movilidad. Digitalizar las facturas, utilizando una solución inteligente y automatizada, permite obtener mayor flexibilidad y movilidad de los empleados cuando están fuera de su lugar de trabajo, ya que con solo una fotografía se pueden integrar los recibos de manera inmediata.
• Visibilidad de los gastos durante los desplazamientos profesionales. La digitalización de las facturas y su almacenamiento en la nube agilizará la supervisión del trabajo incluso cuando los colaboradores deban desplazarse.
• Ganar espacio. Las facturas se almacenan en un servidor o aplicación en la nube. Además, se reduce el uso del papel, minimizando la huella ecológica.
• Evitar que los documentos se deterioren. Guardado en una cartera, un recibo puede deteriorarse, llegando a ser indescifrable. Las facturas electrónicas garantizan la perennidad de la información que contienen.
Queda claro, por tanto, que digitalizar las facturas es una decisión muy positiva para las empresas, ya que además de permitirles ganar tiempo, espacio y dinero (gastos de almacenamiento, costes de búsqueda de documentos), esta transformación les ayudará a gestionar óptimamente sus notas de gastos, sobre todo si optan por una aplicación específica .
