Impresión en la nube, una de las claves para la digitalización

La infraestructura de impresión heredada es la principal barrera para la transformación digital de las empresas.

Lexmark, empresa líder en tecnologías de impresión y digitalización, publica los resultados de un estudio realizado junto con la consultora IDC Research sobre cómo están abordando las empresas los procesos de transformación digital y qué papel juega la impresión en estas estrategias de digitalización. El estudio destaca, entre otras conclusiones, que el mantenimiento de infraestructuras de TI heredadas es un importante obstáculo para las empresas en sus procesos de transformación digital, ya que hasta 3 de cada 5 empresas reconocen contar con esta problemática. Además, solamente están priorizando las inversiones en este ámbito menos de la mitad de las empresas.

El estudio, elaborado a nivel internacional durante la pandemia de la Covid-19, revela que 4 de cada 5 empresas (el 79% de los encuestados) están invirtiendo en infraestructuras cloud como parte de sus estrategias de digitalización. De hecho, la migración a la nube de la infraestructura de TI se posiciona como la prioridad empresarial para el 61% de las empresas. Precisamente, frente a estas prioridades en transformación digital, el 57% de los encuestados afirma que el mantenimiento de infraestructuras de impresión heredadas impacta de forma negativa en sus procesos de migración a la nube.

El reciente informe “Next-Gen Print Infrastructure Services: Leveraging Cloud and IoT to Accelerate Your Digital Transformation Strategy”, publicado por IDC y patrocinado por Lexmark, reitera lo publicado en la Guía de Gastos en Transformación Digital Mundial de IDC, que predice que el gasto en tecnologías y servicios para la transformación digital de las empresas crecerá un 10,4% en 2020 hasta alcanzar 1,3 billones de dólares a nivel mundial en este mismo año.

“Esta investigación destaca la importancia de considerar la infraestructura de impresión cloud como una iniciativa estratégica clave de TI”, afirma Matt Dollus, vicepresidente de marketing y del portfolio IoT de Lexmark. “Empresas establecidas en todos los sectores se encuentran bajo presión para transformarse compañías de base digital. Con la pandemia de la Covid-19 que ha puesto de relieve las brechas y debilidades en la infraestructura de TI, muchas están luchando al no poder incluir la impresión en sus procesos de transformación digital”.

Los retos de la transformación digital

Respecto a los problemas que plantea la transformación digital a las empresas, casi la mitad de los encuestados consideran la integración de nuevas infraestructuras de TI en los sistemas existentes como uno de los principales problemas, así como la actualización o sustitución de los procesos empresariales ya digitalizados. En consecuencia, el 60% ha visto superados sus presupuestos de transformación digital y el 54% se han enfrentado a retrasos en los plazos y a la necesidad de ampliaciones en los proyectos de digitalización.

El estudio demuestra también una profunda diferencia entre países. En Reino Unido, EE.UU. y Alemania, el 67% tienen problemas de integración, en comparación con solo el 20% en Brasil. Esto se debe probablemente a la complejidad y madurez de los negocios en los mercados más desarrollados, donde las empresas están más avanzadas en la curva de la digitalización.

A pesar de que los volúmenes de impresión han disminuido debido a que algunas empresas han adoptado un enfoque digital para la gestión de documentos, un poco más de la mitad de todos los procesos esenciales de los flujos de trabajo siguen teniendo importantes requisitos de impresión.

Por ejemplo, dentro de los distintos departamentos empresariales, ascienden a: un 52% en el caso de operaciones, un 52% en la cadena de suministro, el 53% en el área de finanzas o el 54% en el caso de recursos humanos. En consecuencia, las empresas previsiblemente necesitarán ofrecer la capacidad de impresión como servicio de TI esencial en un futuro.

El problema de la impresión

Más allá de su importancia para el desarrollo de operaciones de negocio, la impresión sigue siendo problemática para muchas empresas. Para la mayoría, la flota de impresión existente es compleja y ha crecido de forma orgánica con el tiempo para incluir múltiples marcas y una mezcla de dispositivos que, a menudo, no se adaptan bien a las necesidades de la empresa. Este conjunto de dispositivos de edades y marcas variadas carece de una experiencia de usuario coherente, lo que genera problemas en el uso de funciones avanzadas.

En general, la gestión de la infraestructura de impresión sigue siendo un desafío y la mayoría de las empresas coinciden en identificar los principales retos vinculados con su flota actual de impresión. Entre los más destacados se incluyen:

-        Garantizar la seguridad de la infraestructura y los dispositivos de impresión (81%)

-        La carga de TI asociada a la gestión de los servidores de impresión y de los dispositivos (81%)

-        La gestión del inventario (81%), junto con la falta de visibilidad de los gastos (80%)

-        La obsolescencia programada de la tecnología y la dificultad de actualizar o reemplazar el hardware de impresión tradicional (79%)

Encontrar una solución simple

“IDC cree que es hora de que las empresas empiecen a pensar en la impresión de manera más estratégica, para elevar la conversación en torno a la impresión e incluirla dentro del contexto más amplio de sus discusiones sobre transformación digital relacionadas con la migración a la nube y con estrategias para el procesado de los documentos”, afirma Roger Palmer, vicepresidente de investigación de soluciones de imagen, impresión y documentación de IDC Research.

Por su parte, los responsables de TI parecen estar de acuerdo en cuanto a la preferencia por los modelos de consumo as-a-service (o modelos de pago por uso) en lugar de modelos tradicionales de financiación (el 70% frente al 22%), además de reconocer (el 94% está de acuerdo) que la tecnología IoT tiene el potencial de mejorar la gestión de las flotas de impresoras gracias a la capacidad de esta tecnología para impulsar las estrategias cloud.

“Los responsables de TI reconocen los beneficios de la nube y del IoT”, añade Dollus. “Ofrecer la impresión como un producto de IoT as-a-service acelerará la agilidad empresarial y simplificará la gestión y adquisición por parte del equipo de TI, al tiempo que mejorará la experiencia del usuario para los clientes. La infraestructura de impresión en la nube as-a-service proporciona acceso a una infraestructura moderna y segura de impresión que puede servir de base para futuras iniciativas de transformación digital”, concluye.