Más eficacia e interés en las reuniones virtuales

Los últimos estudios e investigaciones nos indican que las reuniones remotas son las reuniones peor gestionadas, menos participativas y aquellas en las que la concentración de los asistentes se pierde más y más rápido. Además, se clasifican entre las más ineficientes. ¿Os resulta familiar?

Y pensaréis, pues vaya, si ahora nos pasamos todo el día de videoconferencia en videoconferencia.

Quizás sea buen momento para revisar cómo son nuestras reuniones y tratar de hacerlas más productivas. Os propongo 10 consejos (9 + 1) que nos ayudarán a seguir día a día construyendo relaciones y alcanzar ese objetivo.

1. No Invitemos a gente de más

La calidad de las reuniones cae en picado a medida que el número de asistentes aumenta.

Está comprobado que no estar invitado a una reunión es una de las cosas que más nos suele molestar. Es normal que pueda parecernos duro, pero si lo pensamos bien ¿a cuántas reuniones se nos ha convocado y que, cuando nos conectamos, automáticamente pensamos, esto no va conmigo? ¿En cuántas reuniones hubiéramos agradecido que nos invitaran solo a una parte de esta? Debemos cambiar nuestra mentalidad y pensar en respetar el tiempo de nuestros compañeros, para que ellos lo hagan con el nuestro. Me gusta decir que debemos cubrirnos las espaldas mutuamente.

Como las reuniones remotas se pueden grabar y, esto es lo mejor, reproducir más rápidamente, hasta a doble de velocidad, mantengámosles en el hilo enviándoles la grabación.

2. Preparemos una agenda

¿Por qué no preparamos una agenda con las preguntas a responder? Nos ayudará a centrar la reunión y nos permite saber mejor quién tiene que estar presente. Naturalmente deben ser las personas relevantes a las preguntas.

Y ¿de qué mejor manera sabremos si se ha conseguido el objetivo de la reunión? Pues ver si hemos podido responder a las preguntas que nos habíamos hecho.
Si la reunión va a contar con participantes de varios países, tengamos en cuenta las diferencias horarias y, si es posible, los usos sociales de esos países, como fiestas, días de descanso, etc.

3. Duración

Recordemos la Ley de Parkinson: una reunión se extiende hasta ocupar todo el tiempo disponible. Es importante que las reuniones duren el tiempo estrictamente necesario para que no se generen situaciones de estrés ni frustraciones. Además, se calcula que nuestra capacidad de atención baja exponencialmente a partir de los 45 minutos. Las reuniones de 15'-20’ pueden ser igual de efectivas. De hecho, ¿cuánto dura un TED Talk? No es casualidad, sino que responde a los estudios del tiempo que el ser humano puesto estar concentrado en un único tema.

4. Moderación Activa

Es fundamental distinguir entre asistentes y participantes. La clave es hacer partícipes a los asistentes y tratar de asegurarnos de que todo el mundo pueda contribuir Evitemos preguntar cosas como ¿Alguien tiene algo más que añadir? o ¿Algún comentario sobre esto?

Moderar o animar una reunión implica además gestionar conflictos, gestionar tiempos, capturar información en forma de actas para su seguimiento posterior, etc.
No es fácil ser a la vez el cura y el niño en el bautizo. Por eso conviene apoyarse en otros participantes y asignar papeles y tareas antes de empezar.

5. Silenciar nuestro micrófono cuando no hablamos

Silenciándonos evitamos ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que habla en ese momento.

En muchas plataformas de video colaboración ya es común utilizar la barra espaciadora para abrir el micrófono y, al presionarla enviar nuestros mensajes. Podemos pedir a los participantes que prueben como silenciarse, pidiéndoles que se identifiquen las primeras veces que participen en la reunión, así ayudarnos a que ganen confianza con la herramienta colaborativa y sobre todo, creamos presencia: estamos aquí.

Pero también debemos ser conscientes de que el silencio no equivale a estar de acuerdo con lo que otros dicen. Puede ser muy conveniente usar funciones o aplicaciones de votación o de realización de encuestas en tiempo real para validar puntos.

6. Fomentar el uso de la cámara

Queremos que los asistentes estén completamente involucrados, activos y participativos y no realizando múltiples tareas: contestando el correo, navegando por la web, etc. Activando el vídeo mejoraremos mucho la comunicación y evitaremos malentendidos. Dejándonos ver y gracias al lenguaje no verbal, aumentaremos muchísimo la probabilidad de realizar una reunión efectiva.

7. Usar herramientas colaborativas

Durante las reuniones es importante utilizar las herramientas colaborativas y tecnológicas con las que contamos. Esto incentiva una mayor participación y dinamiza el intercambio de ideas. Algunas de estas herramientas son:

Chat: Los participantes pueden notificar cualquier incidencia o incluso enviar ficheros
Pizarras: Fomentamos la lluvia de ideas y la ideación
Encuestas: Qué mejor manera de mantener al atención y validar los puntos tratados.

8. Buenas prácticas

Hay toda una serie de buenas prácticas que nos ayudarán a que la reunión pueda funcionar. Algunas, como el silenciar el micrófono ya la hemos comentado, pero hay muchas más. Si no hay vídeo, decir nuestro nombre al empezar de hablar es conveniente, no todo el mundo nos tiene que conocer de antes ni conocer nuestra voz; probar que todo funciona e intentar conectarnos unos minutos antes por si acaso hubiera que resolver alguna incidencia; sed puntuales; si varios participantes se encuentran en una misma sala, intentad evitar entrar en conversaciones de grupo; no capitalizar la reunión, no repetir lo mismo varias veces, evitad los monólogos, etc. Y, ante todo, sed educados, no pisar la palabra a otro, escuchar y dejar hablar.

9. Empezar y acabar las reuniones bien

Todos los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión, por qué y para qué, y la agenda de la reunión.

Saber lo que pasará después es igual o más importante que la misma reunión. Tener claras las acciones y las responsabilidades: ¿Qué se hará? ¿Quién lo hará? ¿Con qué medios? ¿Cuándo? ¿Para cuándo?

Y, por último, pero no por eso la sugerencia menos importante:

10. Recoger opiniones y sugerencias: ¿Qué podríamos hacer para mejorar?

Todo realimentación o feedback debe ser bienvenida. Toda contribución constructiva nos ayudará a organizar reuniones más efectivas en un futuro.

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