Beneficios para las pymes de integrar ERP y CRM
Tanto los CRM como los ERP ayudan a las pymes a gestionar y optimizar sus operaciones y estrategias comerciales. Los primeros suelen centrarse en las acciones comerciales y de marketing, y en el servicio al cliente. Los ERP, por su parte, destacan en las funciones de backoffice: finanzas, contabilidad, almacén, proveedores, producción, etc.
La integración entre ambos aporta múltiples ventajas más allá de la generación de sinergias. Precisión en los precios, inventarios optimizados o planificaciones más ajustadas, son solo alguna de ellas.
En el mercado existen soluciones ERP que incluyen funciones propias del CRM. Pero no se puede hablar de soluciones "todo en uno", si no es a través de la integración. Si bien estos ERP con amplia cobertura funcional son óptimos para algunas pymes, hay organizaciones que necesitan más funciones, propias de cada software. En estos casos, la integración es la mejor solución posible.
Como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa, "a veces nos encontramos con equipos comerciales que se sienten cómodos utilizando un CRM que ya conocen. O sistemas con los que han trabajado en otras empresas. Obligarles a utilizar un ERP basado en finanzas y operativa para gestionar datos de clientes, puede no ser la mejor opción. Por eso, la integración de dos sistemas autónomos es clave".
En términos generales, la integración entre ERP y CRM implica mejorar la comunicación entre ambos aplicativos. Pero, sobre todo, significa que los datos críticos de un sistema se pueden extraer automáticamente desde el otro. Por ejemplo, que los datos de compras de un ERP fluyan hacia el CRM para que los comerciales vean el histórico de compras de un determinado cliente.
Los consultores de Datisa hablan de 7 ventajas clave de la integración de CRM y ERP:
1) Claridad en el flujo de operaciones
Al compartir datos sobre el progreso de los acuerdos en curso, los equipos de ventas pueden mantener al tanto a los equipos financieros sobre la previsión de ingresos. A medida que los acuerdos se cierran, el área financiera podrá contabilizar los ingresos en tiempo real. Y, si los comerciales tienen información sobre el histórico de compras de un cliente concreto, también podrán planificar mejor sus acciones.
2) Actualización del inventario
Si cada entorno maneja información diferente sobre el estado del inventario, la experiencia del cliente, o las ventas podrían resentirse. Por ejemplo, si se diseña una acción de marketing para promocionar un artículo agotado o sin stock suficiente, el coste de oportunidad puede ser demoledor para una pyme. Si todas las áreas implicadas en el proceso tienen acceso a la misma información ya sea desde el ERP o desde el CRM, se evitarán esos errores. Y, en cualquier caso, encontrar alternativas sobre la marcha será más fácil.
3) Precisión en los precios
Hacer que la información sobre los precios alojada en el ERP fluya directamente al CRM evitará contratiempos. En este sentido, es importante tener los precios actualizados. Especialmente de los productos/servicios que se promocionan. De no ser así, podrían surgir problemas más adelante, cuando un cliente vea un precio diferente en la caja.
4) Mejor planificación
Si ERP y CRM comparten información es más fácil planificar toda la operativa relacionada con cualquier campaña comercial. Desde la inversión en la compra de productos, la negociación con proveedores y entidades financieras, hasta los procesos de pagos y cobros, pasando, por supuesto, por el diseño de campañas estacionales, por áreas geográficas, por líneas de producto/servicio, etc. Identificar el origen de los datos, extraer el conocimiento que contienen y cruzar una información con otra es una de las razones permite planificar mejor las acciones y los recursos. Y, en consecuencia, optimizar la eficiencia operativa. Y, mejorar, la rentabilidad del negocio. Es, sin duda, una de las razones más poderosas para impulsar la integración entre ERP y CRM.
6) Más colaboración
Compartir datos entre los sistemas CRM y ERP impulsa la colaboración entre diferentes equipos. Por ejemplo, si el equipo comercial y el área financiera puede ver los mismos datos, en lugar de tener sólo la información relacionada con su propio departamento, podrán tomar decisiones conjuntas. Y buscar soluciones más inteligentes para aumentar los ingresos, reducir los gastos, orientar mejor los recursos, etc.
7) Coherencia de los datos
Por último, la integración entre CRM y ERP ayuda a las empresas a mejorar la coherencia de sus datos. Si los números deben copiarse manualmente de una herramienta a la otra es fácil que se produzcan errores. Sin embargo, si los datos fluyen de manera automática de una solución a otra el margen de error es prácticamente 0. Y, esto, aumenta la confianza en los datos que se consultan.
