Reducir costes con un ERP
La experiencia ha demostrado que la forma más eficaz de resistir en un mercado convulso o en un escenario crítico como el actual pasa por la reducción de costes. Ahora bien, esa reducción de los costes no debe afectar nunca ni a la calidad de los productos/servicios que proporciona la organización, ni a la imagen que proyecta ni a la rentabilidad del negocio.
Isabel Pomar, CEO de Datisa, dice que “no hay una receta universal que responda a la situación de cada organización. Pero, en términos generales, ante la adversidad, la contención de los gastos y la reducción de los costes, suelen situarse en las primeras posiciones en la lista de tareas de la gerencia de cualquier pyme. Sin embargo, meter la tijera sin hacer un análisis previo puede agravar la situación”.
Las medidas para reducir los costes deben cumplir una serie de requisitos básicos que garanticen el cumplimiento de las expectativas:
• La reducción debe hacerse pensando en la sostenibilidad. Es decir, que no acarree efectos negativos en los resultados futuros del negocio.
• La reducción debe ser eficaz, es decir, que los beneficios deben estar por encima de las inversiones o de los “sacrificios” que supone la aplicación de las medidas de contención.
• La reducción debe ser realista, o lo que es lo mismo, debe poder aterrizarse a la realidad; ponerse en práctica.
Con todo, desde Datisa se ofrecen una serie de consejos para que las pymes puedan ahorrar, minimizando sus costes en un momento en el que todo, incluso las restas, deben sumar:
• Optimización de la gestión financiera. Es el elemento central. Todo debe pasar por mantener la salud financiera del negocio. La planificación anticipada, tanto de las inversiones, como de los ingresos y los gastos o la previsión de cualquier cambio que pueda afectar al negocio supone, en sí mismo, una herramienta de ahorro a tener en cuenta. El primer paso consiste en evaluar la empresa, analizando al detalle sus ingresos y sus gastos regulares. Y con la información obtenida diseñar una estrategia de ahorro a la medida de las circunstancias internas y externas. Porque el entorno también cuenta, y mucho. Registrar todos los movimientos financieros que se produzcan en el día a día también resultará muy útil porque ayudará a visualizar con más facilidad aquellos costes que pueden ser innecesarios. Esto ayudará a gestionar el negocio desde el principio de la eficiencia.
• Reducción de los costes administrativos. Para saber dónde se puede ahorrar, primero hay que analizar cuáles son los costes básicos, aquellos que están asociados al desempeño ordinario de la actividad: alquiler/hipoteca, teléfono, mantenimiento informático, nóminas, seguros, maquinaria, impuestos, … Por otro lado, hay que revisar los acuerdos con todos los proveedores -también con las administraciones públicas- para estar seguros de que los acuerdos alcanzados están alineados con las necesidades del negocio. También con el presupuesto. Por otro lado, es importante no perder de vista los costes menores que muchas veces, pasan inadvertidos, precisamente, por el poco importe que representa. Analizar dónde está la fuga de pequeñas cantidades también representa grandes ahorros si se llevan a cabo estas revisiones con regularidad.
• Aprovechar al máximo la información disponible. Por supuesto, hay que destacar la importancia de optimizar la información con la que se trabaja dentro de la organización, la que se genera en el día a día. Disponer de esa información hará permitirá tomar decisiones más inteligentes. Sin duda, las empresas Data Driven son más eficientes y rentables que aquellas que apoyan sus decisiones en la intuición o el “olfato para los negocios” de sus gestores. Pero, además de esta información interna, las pymes deben estar también muy atentas a la información que se mueve en el sector en el que desempeñan su actividad, en su nicho de mercado y, por supuesto, a todo lo que tenga que ver con las ayudas públicas y beneficios fiscales que puedan impactar sobre su negocio. Subvenciones, préstamos especiales o cualquier otra medida, especialmente dirigida a las pymes, deben estar siempre en el radar de sus gestores.
• Revisión de la relación con los proveedores. Analizar los precios y las cotizaciones de los diferentes proveedores con los que se trabaja para evaluar la coincidencia de calidad, plazos de entrega o servicio con las condiciones acordadas. También, para determinar si vale la pena mantener los costes asociados a cada proveedor o si es posible reducirlos. Asociado a esta revisión es importante, por otro lado, comprobar que los procesos de cobros y pagos funcionan de manera acompasada. Un desequilibrio en este sentido podría acarrear serios problemas de tesorería, que deben evitarse a toda costa.
• Optimización de la tecnología disponible. En general, la idea debe apuntar a obtener el máximo rendimiento de la tecnología. Pero, cuando hablamos de gestión esa maximización debe poner el foco en el ERP. Un ERP permitirá automatizar los procesos y, con ello, gestionar sobre el principio de la eficiencia y la reducción de costes. La contabilidad digital, por ejemplo, utilizando un software de gestión en la nube, facilita la gestión, proporciona información relevante y, en última instancia, contribuye al ahorro de costes.
