Consejos para transformar digitalmente la contabilidad
Gestionar la contabilidad es una actividad que exige la máxima atención. La gestión contable permite evaluar el estado de una empresa en función de los datos publicados, además de ofrecer una visión exhaustiva y rigurosa de su situación financiera.
Por su importancia, Expensya, desarrollador de software para la automatización de informes de gastos, ofrece una serie de consejos para convertir la contabilidad en una auténtica herramienta de ayuda para la toma de decisiones.
La información financiera es útil para la toma de decisiones y su gestión debe cuidarse de principio a fin. Del mismo modo, los registros contables están sujetos a una regulación estricta por lo que la contabilidad debe respetar los principios y normas vigentes. En este contexto, no deben descuidarse factores como la relevancia o la fiabilidad de la información, sino que, además, hay que tratar de llevarla a cabo en las mejores condiciones posibles.
“La información financiera debe reunir determinados requisitos o características cualitativas con el fin de propiciar el cumplimiento de sus objetivos y, en consecuencia, garantizar la eficacia en su utilización. Existen varias formas de desarrollar este proceso con frecuencia complejo, tan solo es necesario seguir unas cuantas pautas que permitirán optimizar la gestión de la contabilidad, potenciando su utilidad”, asegura Karim Jouini, CEO de Expensya.
Seis reglas de oro a tener en cuenta
La información financiera debe cumplir unos requisitos, tales como la elaboración y aplicación de una serie de normas contables. Para ello existen diferentes alternativas o métodos, entre los que destacan:
1. Optar por un programa de contabilidad
Los programas informáticos ofrecen una respuesta adaptada a las necesidades de las empresas en materia de gestión de la contabilidad, al asegurar la automatización de este proceso, desde el tratamiento de los datos financieros hasta la transmisión del balance a la asesoría contable. De este modo, centralizar todos los datos en una misma herramienta supone un ahorro de tiempo y una mayor eficacia, además de facilitar la comunicación de los archivos y el trabajo colaborativo. Asimismo, permite mejorar la seguridad a la hora de transmitir los datos financieros al exterior (asesoría contable).
2. Mantener la contabilidad actualizada
Las empresas deben llevar un registro de todas las operaciones contables. De hecho, han de establecer una clasificación de los documentos contables, los movimientos bancarios, las facturas de ventas o de compras, así como comprobar que se han contabilizado todos los gastos y que cada asiento contable se ha introducido en la cuenta correspondiente. De este modo, toda la documentación necesaria (justificantes, recibos, facturas, etc.) estará disponible en todo momento. Esta forma de proceder permite mejorar la visibilidad de los datos contables y, por consiguiente, facilita la evaluación de la actividad de la empresa.
3. Planificar la contabilidad
Elaborar una lista de operaciones contables para poder incluirlas en un calendario y optimizar su gestión es ineludible para una buena salud contable. Así, entre las operaciones contables que las empresas deberían planificar destacan: el tratamiento de los presupuestos y las facturas de compra y venta, la comprobación de las transferencias, el envío de recordatorios por los impagos, la declaración del volumen de negocios, del IVA y de las cotizaciones sociales, documentos de ingreso de impuestos y tasas o contabilización de las nóminas.
4. Recurrir a una asesoría contable
El administrador de una empresa puede encarar en solitario la contabilidad corporativa. Sin embargo, y dada la continua evolución de la legislación fiscal, este puede terminar pasando por alto algunas leyes o normas. Recurrir a una asesoría contable es una solución recomendable, ya que sabrán gestionarla adecuadamente, evitando errores que podrían dar lugar a una rectificación fiscal. Asimismo, los conocimientos del asesor contable en materia de fiscalidad ayudarán a optimizar las decisiones relativas al desarrollo de la actividad.
5. Establecer un sistema de archivo de documentos
El archivo de los documentos es esencial para una contabilidad eficaz y rigurosa y para que, en caso de control, la búsqueda de información sea un proceso sencillo. En este sentido, las empresas pueden elegir entre varias soluciones: externalizar el archivado (numerosos despachos de asesoría contable se ocuparán del mismo por usted), recurrir a los servicios de una empresa especializada, implementar un sistema interno o utilizar un sistema de archivo completamente digital y certificado.
6. Automatizar la gestión de las notas de gastos
La gestión de notas de gastos forma parte del ámbito de la microcontabilidad. Implica gestionar con rigor un gran número de facturas de un valor a menudo escaso, pero cuya suma arroja una cantidad importante.
“No olvide que puede automatizar el proceso de gestión de las notas de gastos y optar por una solución más eficaz que le permita reducir el tiempo dedicado a esta laboriosa tarea”, añade Karim Jouini.
