Las pymes deben transformar la manera en la que reúnen y utilizan sus datos
Una gestión óptima de los datos que manejan las organizaciones a través de sus ERP puede ayudarles a alcanzar sus objetivos. Sin embargo, no todo vale.
Las pymes deben encontrar la solución adecuada a sus necesidades y que permita a los usuarios disponer de la información que precisan para la toma de decisiones.
La analítica de datos está empezando a ser estratégica en el ecosistema de las pequeñas y medianas empresas. Más aún, cuando el actual entorno exigente, cambiante e hiperconectado demanda respuestas casi inmediatas. Sin acceso fácil a la información relevante sería imposible que las pymes pudieran mantener el ritmo estresante de un mercado tan competitivo como el actual y quedarían a merced de su suerte, a la espera de saber si el resultado de las decisiones que tomaron, sin el apoyo de una información consistente, es el deseado o no.
Desde Datisa apuntan al valor añadido que pueden obtener las pymes que acceden y utilizan sus datos de una manera inteligente. Por ejemplo: no es lo mismo apoyar la relación con un proveedor del que se desconocen las ventajas que aporta en términos de rentabilidad, fiabilidad o facilidad que hacerlo disponiendo de información precisa sobre los márgenes de beneficios que aporta, los descuentos que proporciona, los tiempos de respuesta que ofrece, las condiciones de pago, etc.
Dicen los consultores de la firma española de ERP para pymes, que este año celebra su 40º aniversario, que disponer de los datos correctos en el momento preciso aporta un valor incalculable a la pyme. Siguiendo con el ejemplo de la relación con proveedores, centralizar todo el proceso, no solo ayuda a agilizar la operativa y a evitar errores y malentendidos, sino que facilita la generación de datos relevantes, su intercambio entre todos los actores que intervienen en los diferentes procesos empresariales que se ven afectados por la gestión de proveedores -comercial, almacén, producción, administración, facturación, contabilidad,…- y, en definitiva, permite determinar el origen y la causa de la información.
Por qué se trabaja con este proveedor y no otro, qué descuentos comerciales se han establecido en la relación comercial, por qué y en qué términos beneficia a unos y a otros, qué sistemas de financiación se han aprobado, qué previsiones de pago hay planificadas o qué requisitos se deben cumplir por ambas partes. Cuánto factura cada proveedor, por qué conceptos y con qué márgenes. Todas estas preguntas encuentran respuesta a golpe de click, pero las pymes deben, primero, mentalizarse de la necesidad del cambio.
A través de un ERP, las pequeñas y medianas empresas agilizan el proceso al tiempo que generan la información que después utilizarán para tomar las decisiones oportunas, dando visibilidad, tanto a los datos como al estado de situación, el punto en el que se encuentra el proceso y las personas implicadas en el mismo.
De este modo, los responsables del área comercial y los proveedores, así como el resto de personal involucrado tendrán a su disposición toda la información necesaria para la toma de decisiones en función del rol que representen. Como el ERP almacena todos los datos en su repositorio central, es más fácil, primero hacer seguimiento detallado y, segundo, evaluar los resultados a través de informes, estadísticas o históricos.
Isabel Pomar, CEO de Datisa, dice que “hay que ayudar a que las pymes dejen de utilizar un pensamiento tan lineal y que busquen alternativas, basadas en el conocimiento, que les permitan impulsar el crecimiento de su negocio. La tecnología en este sentido es determinante y, bien utilizada -no siempre se obtiene su máximo potencial- ayudaría a visibilizar nuevas alternativas de mejora”.
En definitiva, el acceso y el manejo adecuado de los datos puede marcar la diferencia entre conocer o no el riesgo que implica una determinada decisión ya que ayuda a definir un escenario más realista. En los entornos empresariales complejos como en los que nos movemos actualmente, las pymes no pueden permitirse el lujo de apostar por la incertidumbre en sus decisiones. Más bien, deberán buscar el apoyo de sus sistemas ERP para organizar y entregar a los usuarios los datos que necesiten de una manera sencilla para facilitar sus funciones.
