Trece errores y cinco consejos sobre copias de seguridad

Con motivo del Día Mundial del Backup, que se celebra este viernes 31 de marzo, empresas especializadas en almacenamiento y seguridad muestran ejemplos de errores de las pymes al hacer copias de seguridad, además de ofrecer consejos al respecto.

acens, proveedor líder de servicios de Cloud Hosting, Hosting, Housing y Soluciones de Telecomunicaciones para el mercado empresarial, quiere recordar la importancia que tiene para las compañías disponer de un sistema de copias de seguridad que asegure la integridad y continuidad de sus actividades.

Cada vez las empresas almacenan más información en sus sistemas sin ser plenamente conscientes de su valor y la facilidad con la que pueden perderla: robo y olvido de dispositivos móviles y portátiles; inundaciones o sobrecargas eléctricas; ataques informáticos, secuestro de archivos o infecciones de virus; simples caídas y roturas de dispositivos; borrado accidental o intencionado de datos... son algunas de las causas más habituales de pérdida de información por parte de las compañías, y pese a ello se estima que sólo el 36% de empresas realiza correctamente sus copias de seguridad.

Con motivo del Día Mundial del Backup acens ha recopilado los 13 errores más habituales que cometen las compañías a la hora de gestionar las copias de seguridad de sus sistemas:

1.       No hacer backup: pese al incremento del volumen de datos, la importancia y confidencialidad de mucha de esa información, y la facilidad con la que se puede perder, una de cada tres empresas no hace copias de seguridad.

2.       Uso de dispositivos físicos: muchas compañías siguen confiando exclusivamente en las copias de seguridad en dispositivos físicos alojados de forma local en sus propias instalaciones, cuando los servicios en la nube aportan interesantes ventajas en cuanto a configuración, personalización, administración y ahorro de costes.

3.       Transporte físico de los datos: discos duros portátiles, memorias USB, los propios smartphones y portátiles... la información la llevamos constantemente con nosotros y estamos expuestos a cualquier incidencia en todo momento.

4.       Falta de redundancia: subir las copias de seguridad a la nube como consecuencia del punto anterior sólo tiene sentido si se hace con proveedores de confianza que ofrezcan medidas excepcionales de seguridad, como puede ser la redundancia geográfica de los datos ante incidencias o desastre natural.

5.       Complejidad de la restauración: para evitar errores y facilitar todo el proceso tanto de copia de seguridad como de restauración, es necesario disponer de una solución de backup que permita la gestión de copias de seguridad y asegure el acceso a la información.

6.       No actualizar las copias de seguridad: debido a la dinámica frenética de internet el backup de los sistemas debe estar lo más actualizado posible. Una vez más se hace imprescindible disponer de una solución que asegure la programación y ejecución de las tareas de backup.

7.       Incumplir la normativa: a la hora de almacenar datos, sobre todo cuando se contrata servicios en la nube de proveedores que no alojan la información en España, hay que estar seguro de que se garantiza, en todo momento, que se cumple con las medidas de seguridad exigidas en la LOPD y el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), para no incurrir en posibles multas y sanciones, especialmente cuando nuestra empresa trabaja con datos personales sensibles.

8.       Almacenar datos en formato legible: una de las recomendaciones de seguridad para proteger la información que se almacena es que se realice de tal forma que no sea legible por personal no autorizado que en un momento dado pueda acceder al dispositivo.

9.       No poder acceder a los datos: aunque cada vez más las empresas trabajan con acceso remoto para poder disponer de los datos desde cualquier sitio, dispositivo y momento, lo cierto es que muchas compañías no tienen en cuenta esta necesidad a la hora de guardar sus datos o escoger un proveedor para hacer su copia de seguridad.

10.    Tardar más de 24 horas en hacer una copia diaria: lógicamente si la recomendación es hacer una copia de seguridad diaria, contar con servicios y soluciones donde el proceso dure más de 24 horas es un error crítico.

11.    Copiar siempre todos los archivos: en línea con el punto anterior es uno de los errores habituales que hacen que el proceso de copia de seguridad se alargue innecesariamente. Disponer de una solución de backup que optimice la gestión de los cambios de la información y su salvaguarda optimiza el proceso de copias de seguridad, reduciendo hasta en un 90% el uso de recursos en los sistemas.

12.    No disponer de suficiente espacio: aunque el espacio no debería de ser una limitación lo cierto es que hay compañías que inician su largo y tedioso proceso de copia de seguridad y no son conscientes hasta mucho más adelante de que no disponen de suficiente espacio para realizarlas. De ahí la ventaja que ofrecen los servicios cloud más flexibles y escalables.

13.    No documentar el proceso: esto hace más compleja la tarea de recuperación o salvaguardia de datos cuando no la realiza el personal especializado.

"Dentro del proceso de transformación digital que están realizando las empresas en sus sistemas, es fundamental que dispongan de un método de copias de seguridad acorde a sus necesidades que les permita asegurar la integridad de su información y por tanto la continuidad de su negocio", destaca Ricardo de la Cruz Moreno, Product Manager de Seguridad y Continuidad en acens, que recuerda que "a partir de mayo de 2018 entrará en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en el que la gestión de la copias de seguridad y su ubicación en un proveedor de confianza cobrará mayor importancia si cabe desde el punto de vista legal".

Cinco consejos para realizar copias de seguridad

Aprovechando la celebración del Día Mundial de la Copia de Seguridad, también la compañía de software de seguridad ESET pone en valor esta medida, que considera “obligatoria” para mitigar los efectos de muchas de las infecciones a las que están expuestos tanto usuarios como empresas a día de hoy.

“Realizando copias de seguridad periódicas, tanto si nos cifran los datos como si se borran o se corrompen, podremos recuperarlos de manera rápida y sencilla“, indican desde ESET. Las copias de seguridad son el último recurso ante un desastre. “Nunca nos cansaremos de repetir su importancia y, sobre todo, en el caso de las empresas, de la necesidad de tener establecida una adecuada estrategia de copias de seguridad”.

La encuesta que elabora anualmente ESET España entre CEOs, CISOs y personal técnico de PYMES y grandes empresas revela que un 65,84% de las empresas entrevistadas cuentan con software instalado para realizar copias de seguridad. En cambio, “parece  que los usuarios aún no somos conscientes de que un simple error del sistema, malware o un accidente podría provocar que perdiéramos toda la información que almacenamos en nuestros ordenadores y smartphones. Los usuarios sufrimos una especie de Diógenes digital: almacenamos ingentes cantidades de fotografías, vídeos, archivos… pero aún nos cuesta pensar que toda esa ‘vida digital’ podría irse al traste por no hacer algo tan sencillo como una copia de seguridad”,  explican desde la compañía de seguridad. Por ello, para intentar concienciar e informar a los usuarios, han elaborado un listado de consejos para tener en cuenta a la hora de hacer copias de seguridad de forma correcta, anticipándose a posibles incidencias:

1.   No esperes a que sea demasiado tarde. Duplica cualquier contenido que consideres valioso. Para realizar la copia de seguridad tan sólo tenemos que copiar los archivos que no queremos perder en un disco duro externo o en el lugar donde queramos tener la copia.

2.   Ten copias de seguridad en distintos lugares. Asegúrate de que tienes como mínimo dos copias distintas. El almacenamiento en la nube y un disco duro externo serían una buena opción.

3.   Usa un software automático si te da pereza hacer tu copia de seguridad cada cierto tiempo. ¡Configúralo y olvídate! La mayoría de sistemas operativos actuales ya cuentan con herramientas para facilitar las copias de seguridad y programarlas para que se realicen automáticamente, por lo que no tenemos excusa para no usarlas. Si no, tranquilo, hay software a tu alcance que hace el trabajo por ti.

4.   Tan importante como realizar una copia de seguridad es cifrar dicha copia si solemos llevarla encima y contiene información confidencial. Si se trata de información laboral o muy importante recomendamos cifrar dicha información. En caso de pérdida del dispositivo en el que hemos realizado la copia podríamos ver nuestra información privada seriamente comprometida si no hemos tomado las medidas adecuadas.

5.   Haz tus backups de forma periódica. De nada sirve tener una copia si no la tienes actualizada. Márcate una fecha para realizar la copia de seguridad e intenta no posponerla.

Hacer una copia de seguridad o backup es sencillo y fundamental. En caso de pérdida, los usuarios sólo tendrían que acudir inmediatamente a ella para reponer la información.