El futuro de la colaboración empresarial
Slack, Salesforce Chatter, Huddle, Box... la lista de las herramientas de colaboración parece que es interminable. ¿Pero qué hay detrás de la proliferación de estas herramientas y qué impacto tienen en las empresas?
Las herramientas de colaboración empresarial se han ganado bien los galones, han hecho auténticas maravillas facilitando la colaboración entre los distintos departamentos y equipos de las empresas, desde compartir archivos y almacenar en la nube hasta compartir agendas e informes y ahora, gracias a una mejor y mayor colaboración, se abre la posibilidad de mejorar las comunicaciones internas de la empresa, lo que tendrá su repercusión por ejemplo en una mayor agilidad en el trabajo y en el proceso de tomas de decisiones. A nadie le puede sorprender que más y más empresas estén invirtiendo en estas aplicaciones.
Las herramientas de colaboración están ayudando a las organizaciones a mejorar su competitividad y, además, a reducir costes asociados a desplazamientos y espacios de trabajo.
De acuerdo a un reciente estudio de Clinked, las organizaciones que usan herramientas de colaboración alcanzan mayores niveles de productividad, con crecimientos de casi un 13%. Y más aún, el 97% de las empresas reconocen que, usando estas herramientas, pueden atender a sus clientes más eficientemente.
Una consecuencia lógica es por tanto que el 82 % de las empresas que utilizan esas herramientas de colaboración prevén aumentar su uso en el futuro. Y gracias a este “apetito” por la colaboración, el mercado se espera que crezca hasta alcanzar los aproximadamente 65 millardos de euro en 2019, frente a los 43 millardos de euro de 2014.
¿Pero qué es lo que realmente podemos encontrar detrás de la proliferación de estas herramientas y cuál va a ser el futuro de los equipos de relación con el cliente?
De manera muy resumida, podemos decir que las herramientas de colaboración están pensadas para eliminar silos, que son uno de los mayores obstáculos para la transformación digital que podemos encontrar en estos momentos.
Un problema muy común, y al mismo tiempo muy importante, es que las empresas tienen que hacer frente a múltiples silos en la colaboración en el trabajo. Para muchos de los empleados, el correo electrónico es un método de comunicación prácticamente unidireccional y de salida, de hecho, más de 200 millardos de correos electrónicos se envían diariamente, frente a los 12 millardos del año 2000. Pero no olvidemos que al mismo tiempo que se usa el correo electrónico, muchos empleados pueden estar utilizando una solución de gestión documental, como Google Docs por ejemplo, para colaborar en proyectos de una cierta duración en el tiempo, un servicio de chat o una plataforma de mensajería instantánea para una interacción en tiempo real con sus colegas y, por qué no, un sistema de gestión documental, como Dropbox, para almacenar documentos.
Mientras que cada una de estas herramientas son tremendamente útiles por sí mismas, especialmente en lo que se refiere a proyectos en equipo y discusiones, hay una solución más adecuada para que los equipos interactúen unos con otros. Las organizaciones deben trabajar para hacer que estas herramientas distintas y separadas se unan en un espacio único y centralizado para asegurar una experiencia de usuario mucho más racional y menos molesta.
Y es ahí donde las herramientas de colaboración avanzadas pueden impulsar el espacio de trabajo en las empresas. Este tipo de herramientas están muy dirigidas y se integran perfectamente en los procesos actuales, desde la gestión de proyectos y la gestión de documentos a la creación e intercambio de contenidos. También dan servicio a flujos de trabajo habituales como la gestión de tareas y control de tiempos, lo que es muy útil para cualquier organización que trabaje con plazos de ejecución.
A medida que más y más empresas se encaminan hacia la adopción total de herramientas avanzadas de colaboración, vamos viendo como la definición tradicional de colaboración y comunicación va siendo puesta en cuestión. Y al mismo tiempo que vemos como está creciendo su adopción en la industria, los proveedores de soluciones de colaboración se ven obligados a seguir innovando en la mejora de la experiencia de usuario y apoyando a la próxima generación del trabajo en equipo.
José Paz, director general de Avaya España y Portugal
José Paz de Avaya
