Beneficios del software de contabilidad para las pymes

Precisión, eficiencia y flexibilidad, son tres de las principales ventajas que obtienen las pymes al utilizar un software de contabilidad. Y cualquiera de estas características apuntan directamente a la mejora de la eficiencia y la rentabilidad del negocio.

Tener un sólido manejo de las finanzas corporativas es clave para el éxito de una empresa. Incluso, en aquellas organizaciones más pequeñas o en las que no se producen grandes movimientos financieros, practicar una buena gestión contable ayuda a:

•    Garantizar que no se gasta más de lo necesario y que lo que se gasta se hace de manera coherente.

•    Comprender mejor la previsión de los ingresos y gestionar, así mejor, las inversiones potenciales.

•    Mantener a los proveedores satisfechos cumpliendo con puntualidad y precisión con las obligaciones de pago.

•    Evitar costosas sanciones económicas por incumplimiento, errores o demoras.

•    Identificar los ingresos pendientes, por ejemplo, las facturas no cobradas.

Pablo Couso, director comercial de Datisa, dice que "utilizar un software de contabilidad óptimo ayuda a gestionar desde las actividades contables básicas como la creación de informes mensuales de gastos, hasta las funciones más avanzadas como la previsión y/o planificación de ingresos anuales. Afortunadamente, el mercado ofrece diferentes posibilidades respecto a los programas de contabilidad. De modo que las pymes pueden optar por aplicativos sencillos y con funcionalidades básicas. O por soluciones más completas alineadas con las necesidades presentes y futuras de cada organización".

La mayoría de los aplicativos de contabilidad, especialmente los sistemas contables para pymes, se ejecutan en la nube. Esto facilita su implementación y la gestión desde cualquier lugar. Para las pequeñas y medianas empresas, estos sistemas de contabilidad proporcionan la flexibilidad y facilidad para gestionar:

• Impuestos
• Facturas
• Presupuestos
• Previsión de ingresos y gastos
• Planificación de cobros y pagos
• Reportes e Informes contables
• Estados de pérdidas y ganancias
• Conciliaciones bancarias
•     ...

Respecto a los beneficios concretos que aporta el software de contabilidad al ecosistema pyme, los expertos de Datisa coinciden al señalar, estos tres:

1. Precisión

Las plataformas de contabilidad ayudan a las pymes a mejorar su precisión financiera al automatizar los cálculos.  Por ejemplo, la suma de gastos para configurar el informe de pérdidas y ganancias. Si bien el Excel también permite hacer estos cálculos automáticamente, lo cierto es que abren la puerta a que se puedan cometer más errores al picar los datos y las fórmulas a mano. El software contable calcula los resultados a partir de los datos que maneja el propio sistema. Eso hace que el margen de error sea mucho menor.

Un software de contabilidad también mejora la precisión ya que identifica automáticamente las discrepancias e inconsistencias. Mirando solo los extractos bancarios es difícil identificar si hay algún descuadre respecto a lo anotado en el libro de gastos. Las funciones de conciliación bancaria de los movimientos reales del banco con la información contable de bancos facilitan la detección de errores de terceros, y la automatización de la contabilización de bancos.

2. Eficiencia

El software de contabilidad también puede hacer que los equipos financieros y, las organizaciones, en general, sean mucho más eficientes. Automatizar los cálculos y marcar las inconsistencias y descuadres, no solo mejora la precisión, sino que permite ahorrar tiempo. Y acelerar los flujos de trabajo.

El software de contabilidad también mejora la gestión de los archivos. Es decir que, en lugar de tener que buscar la información entre un montón de recibos en papel, es más fácil localizar el dato si está almacenado digitalmente en el repositorio de datos del software contable.

3.Flexibilidad

Un aplicativo contable, especialmente si opera en la nube, brinda a las pymes la oportunidad de ser más flexibles que nunca. Por un lado, las áreas de contabilidad pueden trabajar desde cualquier sitio. No tienen que estar necesariamente en la oficina.

Y, por otro, hablamos de flexibilidad en términos de análisis financieros. Muchas plataformas de contabilidad para pymes ofrecen la posibilidad de realizar informes personalizados, ya sea filtrando por fechas, o mirando ciertas categorías de gastos, evaluando el gasto/inversión por área o departamento, etc. De este modo se evita tener que dedicar tiempo y recursos a revisar los informes estándar para encontrar la información que se necesita. O para realizar el presupuesto de cada área de trabajo.