Cómo ahorrar tiempo y dinero con un ERP
Practicar procesos operativos ordenados y eficientes y minimizar el coste de las tareas administrativas y de gestión, es solo el principio.
Las pymes pueden ahorrar mucho tiempo y dinero en la ejecución de sus funciones con un ERP inteligente. Saber dónde se produce la "brecha" e identificar las razones que causan la pérdida de dinero o de tiempo, solo es posible si se utiliza la tecnología adecuada.
¿Cómo ahorrar tiempo y dinero con un ERP? Esta es, sin duda, una de las preguntas que con más frecuencia suelen hacerse los responsables financieros de las pymes. ¿Por qué invertir en un ERP? ¿Cuánto dinero y cuánto tiempo puede ahorrar el negocio? Datisa ha elaborado una lista que recoge las cuatro principales maneras que tienen las pymes de optimizar sus recursos, vía ERP.
1. Orden en la operativa. Poner orden en los procedimientos del día a día, ayuda a ser más eficientes y a minimizar o evitar el consumo excesivo de recursos. Cualquier herramienta que consiga automatizar la asignación de trabajo y el workflow es una gran ayuda para ahorrar mucho tiempo y dinero.
En este sentido, un ERP proporciona una visibilidad global del trabajo y de los recursos con los que cuenta y emplea la empresa. Esto significa que puede ver en tiempo real cómo se están gestionando los recursos. Y detectar fallos un mal uso o cualquier otra mala práctica que pudiera afectar al rendimiento de los procesos.
2. Reducción de los costes operativos. Sin un ERP, resulta prácticamente imposible vincular las operaciones, los servicios y la información de los clientes. Esto puede duplicar, triplicar o incluso cuadruplicar el tiempo que se tarda en obtener la información y la cantidad de personal administrativo necesario.
Por el contrario, cuando se dispone de un ERP todo está centralizado en un único repositorio de datos. Esto ayuda a reducir el tiempo dedicado a tratar con los clientes, lo que, a su vez, se traduce en mayores beneficios y clientes más satisfechos.
3. Costes de gestión bajo control. Los costes de gestión también pueden reducirse drásticamente en las pymes que utilizan un sistema ERP. Quienes toman las decisiones pueden contar con informes y cuadros de mando actualizados que proporcionan, al instante, un análisis detallado del negocio, o de cualquier entorno o departamento. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo: los equipos ya no tienen que pasar horas recopilando información que podría, incluso, estar desactualizada.
Un ERP permite configurar notificaciones y alertas para destacar las excepciones: cualquier cosa que suponga un riesgo para la salud financiera de la empresa se notificará inmediatamente a la dirección.
Además, otra manera que tiene el ERP de ayudar a mantener los costes de gestión bajo control es proporcionando una visión general del estado de situación de cada proyecto. Los directivos pueden supervisar en tiempo real el coste real de cada iniciativa a medida que se lleva a cabo.
Esto también se aplica al presupuesto asignado a los recursos humanos. Sin un sistema ERP, es difícil que la dirección tenga un conocimiento completo de su plantilla, su eficiencia y sus necesidades de formación. Con este software, se pueden obtener datos actualizados sobre el rendimiento de los empleados. Y toda la información presupuestaria asignada a esta parte de la empresa.
4. Inventario en orden. El inventario es, sin duda, una de las áreas en las que casi todas las empresas tienden a perder tiempo y dinero. Por eso, la mayoría de las plataformas ERP para pymes del mercado cuentan con una amplia funcionalidad para optimizar la gestión del inventario.
Por ejemplo, con un sistema de este tipo se pueden reducir los excesos y las carencias de existencias, evitando el estancamiento y la pérdida de mercancías.
Por otro lado, un software ERP permite prever las necesidades de stock, teniendo en cuenta las cifras interanuales u otras variantes que puedan afectar a la demanda. Y proporciona informes sobre mermas, devoluciones, cambios, reposiciones, etc. Esto es muy importante para que el almacén no se llene de productos que no generan dinero o que deben ser reparados o devueltos al fabricante.
Otras formas en las que un ERP le ahorra tiempo y dinero a las pymes en el inventario es proporcionando visibilidad de la ubicación de las existencias. Y generando una valoración de las mismas que permite entender cuáles son los costes de almacenamiento y el flujo de caja.
Pablo Couso, director comercial de Datisa, dice que "el tiempo es dinero. Y con dinero las pymes pueden hacer muchas cosas. Con un ERP es posible aumentar la rentabilidad del negocio gracias a su capacidad para optimizar los procesos empresariales, ahorrar costes y eliminar las barreras de tiempo y lugar que tanto daño hacen a las empresas".
