La inversión en el ERP

A la hora de invertir en un ERP, el precio es una variable a tener en cuenta. Las pymes buscan cumplir la ecuación del más por menos. Pero, sobre todo, buscan -o deberían- incrementar la eficiencia de sus procesos. Y, la rentabilidad y el retorno de sus inversiones.

Por eso, muchas pequeñas y medianas empresas apuestan por soluciones y no solo por tecnología. Ahora bien, como explican desde Datisa, el precio también es relevante, especialmente, en contextos inestables como el actual en el que las inversiones se miran con lupa.

Teniendo en cuenta que en primer lugar el ERP que hemos elegido se adapta a las necesidades de nuestra organización, como en toda inversión hay que tener en cuenta en coste. El precio de un ERP depende de muchas variables: la implementación, la cantidad de usuarios, el nivel de personalización, el modelo de explotación, los servicios adicionales, etc. Algunos proveedores facilitan precios en su web, especialmente, si hablamos de aplicaciones en la nube. Pero, otros, solo proporcionan un presupuesto después de conocer los requisitos “reales” de la organización.

Con independencia de la política de cada proveedor, lo cierto que es que, dar una cifra cerrada es imposible sin hacer un repaso detallado a las necesidades específicas del negocio. Pero, grosso modo, a la hora de evaluar el coste de un ERP hay algunos elementos comunes que habrá que tener siempre en cuenta.

•    Licencia. Las pymes que adquieren el software compran una Licencia de uso. Es un coste único. Se abona por adelantado y depende de la cantidad de usuarios, módulos, servicios y nivel de personalización que incluya. Por lo general la compra de Licencias no incluye el mantenimiento, ni el soporte, ni las actualizaciones que deberán abonarse aparte, de forma regular.

•    Suscripción. La mayoría de las pymes optan ya, por este modelo de explotación tecnológica: pagar por utilizar el software. Generalmente, hablamos de un ERP en la nube cuyo mantenimiento, soporte y actualización corre a cargo del proveedor. Suele ser una tarifa mensual o anual. Y depende, al igual que en el caso anterior, de los usuarios y módulos suscritos. Lo normal es que se requiera permanencia, es decir, una duración mínima de contrato. Y que se proporcionen varios niveles de funcionalidad, cada vez mayores.

Isabel Pomar, CEO de Datisa, dice que “al evaluar el precio de un ERP hay que tener en cuenta muchos criterios. Por eso, es importante poner el foco en el valor que obtenemos a cambio, lo que hacemos es escuchar y analizar las necesidades de cada organización. Y, con ello, buscar las opciones tecnológicas y económicas que mejor se adapten”.

Entre el resto de los criterios que hay que tener en cuenta a la hora de fijar el precio de un ERP destacan los costes asociados a la implementación. Costes que varían en función de los módulos o funcionalidades no incluidas en el precio base hasta los niveles de personalización extra. Además, es importante tener en cuenta servicios adicionales como la consultoría, la formación o la migración de datos. En el caso de aquellas pymes que prefieran la implantación local del ERP, habrá que tener en cuenta si infraestructuras y hardware con el que contamos se adapta a los requerimientos del ERP que vamos a adquirir o si hay que hacer alguna inversión en este sentido.

Además del aplicativo en cuestión -ya sea en modo Licencia o suscripción- y al proceso de implementación, al calcular el coste de la inversión, las pymes deberán fijarse también en algunas otras tasas que pueden pasar desapercibidas:

• Alojamiento
• Mantenimiento de infraestructura
• Actualizaciones
• Personal de TI
• …

Estos costes variarán mucho en función de si hablamos de un ERP en la nube o si se compra la Licencia. Pero, también, variarán dependiendo de si el software se aloja en un servidor propio o de terceros.

En definitiva, como explica Isabel Pomar “preguntar cuánto cuesta un ERP es como preguntar cuánto cuesta un coche. Dependerá de si el coche es nuevo, seminuevo o de segunda mano; el modelo que quieras comprar -turismo, berlina o todoterreno-, la marca -nacional o internacional- o los extras que quieras que incluya el vehículo. En este sentido, el abanico de precios puede ser tan amplio como las necesidades o preferencias que plantee el consumidor. Con las plataformas de gestión ERP sucede exactamente lo mismo”.

En definitiva, lo cierto es que el presupuesto de un ERP estará condicionado por el tamaño de la empresa, el volumen o complejidad del negocio, la cantidad de usuarios o los niveles de personalización que requiera la organización.