8 claves para una correcta gestión de datos en base al RGPD
Desde hace más de un año todas las compañías tienen un nuevo quebradero de cabeza, el correcto cumplimiento de la normativa de protección de datos, RGPD.
Por sus características, las pequeñas y medianas empresas (PYMES), son organizaciones más vulnerables a los cambios legislativos, ya que cuentan con menos recursos para adaptarse a los cambios. Es por ello que PrivacyCloud ofrece las 8 claves para una correcta gestión de datos que cumpla la normativa:
Planificar la recogida y registro de datos
Crear un plan es de utilidad para conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro de datos respete la legalidad. Antes de tratarlos, será necesario saber qué datos van a ser objeto del mismo. En base a ello, será fundamental desarrollar un plan cuya finalidad este orientada a conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro de los datos respete la legalidad.
Utilizar las guías que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Si la PYME tiene dudas con algún campo de la protección de datos, como puede ser el deber de informar, los análisis de riesgos o con cualquier otra obligación del RGPD, puede consultar la guía para empresas que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Asegurar que el consentimiento es específico, inequívoco, libre e informado
Ya sea información de un proveedor, un cliente o un empleado, es necesario contar con su consentimiento específico, inequívoco, libre e informado para actuar conforme a la ley.
Contratar a un experto si es necesario
Si la empresa no está completamente segura de que está cumpliendo la ley es mejor dejar el tema en manos de un experto. Aunque el RGPD no obligue expresamente a contratar un Delegado de Protección de Datos a las PYMES, dependiendo de las actividades que realicen en relación con los datos que recaban es posible que en ciertas ocasiones sí estén obligados a contratar o designar un experto, por ejemplo, a la hora de tratar con datos sensibles.
Notificar los fallos de seguridad
Si la empresa tiene algún problema y sufre una fuga de información, es obligatorio notificar el suceso a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas.
Utilizar un programa de gestión de datos
Además de ser una herramienta útil que asegura a la PYMES la realización de un correcto almacenamiento de los datos, estos softwares también permiten un mejor acceso y organización de la información.
No olvidar el mantenimiento de los datos
Es importante recordar que los datos deben estar asociados a una finalidad, han de mantenerse correctamente, para ello es obligatorio realizar el “Registro de actividades de tratamiento” donde se apunta todo lo que se hace con la información con el objetivo de asegurar su protección. Además, deben ser almacenados de forma segura. Cuando la finalidad que motivó el tratamiento de los datos haya terminado, deberán ser eliminados, al igual que cuando transcurre el plazo determinado para dicho fin.
Utilizar datos que hayan sido cedidos de forma voluntaria
Actualmente existen plataformas que permiten a los usuarios entrar en contacto con las empresas, a través de las cuales pueden ceder voluntariamente su información a sus marcas favoritas, lo que asegura a la PYME que esos datos cumplen la nueva legislación.
Siguiendo estos consejos las PYMES tienen asegurado el cumplimiento del RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD). El incumplimiento de estas medidas podría acarrear multas por un valor del 2 al 4 % del volumen de negocio del ejercicio financiero anterior o de hasta 20 millones de euros.
“El cumplimiento de las normativas de protección de datos no puede ser un objetivo secundario de ninguna organización. Las PYMES, al ser más pequeñas no pueden destinar una gran cantidad de recursos al cumplimiento de la normativa, sin embargo, con estos consejos podrán cumplir con el RGPD y la LOPD de forma sencilla”, afirma Sergio Maldonado, CEO de PrivacyCloud.
