Los indicadores alternativos al ROI y TCO para medir la eficiencia del ERP

¿Es posible obtener un retorno de la inversión (ROI) alto con un TCO (Coste total de propiedad) reducido en la implementación de un ERP? ¿Son esos los mejores indicadores para medir la eficacia de la herramienta?

A la hora de evaluar la idoneidad de una inversión tan importante para la empresa, la consultora NoBlue Spain aconseja la consideración de diferentes factores:

• ¿Cuáles son las razones que han llevado a la empresa a necesitar un cambio?
• ¿Hacia dónde se dirige el negocio? ¿Es la ruta que se había planeado?
• ¿Qué le duele a la empresa?
• ¿Existe visibilidad de todas las áreas del negocio?
• ¿Qué valor aporta el cambio al negocio?
• ¿Qué implica para la empresa añadir valor?

Plantearnos estas preguntas deberían permitirte separar, desde el punto de vista funcional, cuáles son las características imprescindibles del software utilizado actualmente, las mejores prácticas que no se desean abandonar y la lista de lo que nos gustaría que el ERP hiciera o lo que debería tener.

Con esa información en mano, se pueden encontrar un amplio abanico de proveedores que ofrecerán múltiples soluciones alternativas. Es posible que estos ERP’s se ajusten a las necesidades, pero también que se obvien aspectos para hacer la solución más atractiva aún sin ser la mejor del mercado. A partir de las presentaciones que se hagan del producto, se espera captar el “valor” de cada solución propuesta y de la idoneidad para la empresa.

¿Cómo se puede realmente identificar el valor?

Existen múltiples calculadoras ROI para ERP, que analizan aspectos cómo el ahorro de horas trabajadas, previsión de la reducción de inmovilizado, incremento de márgenes esperados… pero todos esos datos son teóricos y poco fiables, porque cada negocio es único en sus peculiaridades y razones para el cambio.

Es posible que la automatización permita ahorrarnos hasta 3.000 horas de capital humano en procesos como la introducción de pedidos o el cierre de cuentas, pero eso no significa que nuestro objetivo sea reducir la plantilla, así que, ¿puede ser considerado de verdad un valor?

La respuesta es sí, por supuesto, ya que ese ahorro de tiempo puede dedicarse a otras áreas de negocio más relevantes, que permitan a la empresa escalar y crecer. Pero no significa que, desde la perspectiva económica, la importancia o el ahorro deba calcularse en base a la reducción de recursos humanos.

Es posible que el nuevo ERP proporcione mayor control de la rotación de stock, pero ¿Ayudará a reducir el inmovilizado?

De nuevo, puede que éste no sea el caso, es posible que ese control muestre que se están perdiendo ventas por no gestionar los productos, servicios o proyectos más relevantes de manera efectiva. El valor añadido que proporciona en este caso el ERP permite llegar a la conclusión de que la solución no es reducir el stock, sino optimizarlo e incluso incrementarlo para aquellos productos líderes de ventas. ¿Puede una calculadora del ROI calcular el valor de esto? ¿Cómo?

La verdad es que, incluso para la mejor firma de consultoría, siempre será difícil y a menudo poco realista proporcionar un cálculo de ROI preciso y tangible. Ningún proveedor será nunca capaz de garantizar un ROI específico para el negocio. Entonces, ¿Dónde está el valor?

Lo que de verdad es importante es hacer un ejercicio de coste/beneficio, para poder decidir en qué aspectos clave merece la pena invertir y cuándo. Incrementar los canales de venta una vez que la implementación inicial esté activa, puede tener sentido. Por ejemplo, incorporar una tienda online, un software CPQ (Configuración, Precio, Cotización) o un software para el personal de campo.

Por todo ello, habrá que tomar una decisión basada en los beneficios que permitirán a la empresa mejorar la eficiencia, alcanzar sus objetivos, escalar y competir en un mercado en continua evolución.

Lo mismo sucede con el TCO: es fácil encontrar calculadoras que consideran los aspectos habituales, tales como la inversión inicial necesaria en hardware, software e implementación, pero no hay que olvidar que también habrá costes de soporte y mantenimiento. O más aún, habrá que calcular el coste de una posible brecha de seguridad, los costes de reparación y los riesgos en la reputación de la empresa. Sin olvidar otros posibles gastos en los que se puede incurrir, como formación, rediseño de los procesos, necesidades especiales de personal, o incluso futuras actualizaciones o caídas del sistema.

Eva Caballero, Directora General de NoBlue Spain, comenta que “aunque todos ellos son puntos importantes a tener en cuenta, el TCO debería medirse por la capacidad del ERP para evolucionar, mejorar y añadir funcionalidades. En términos generales, una inversión en tecnología no es un proceso de ahorro de costes, sino un motor para el cambio y las mejoras. Esto se demuestra con la búsqueda constante de las empresas para conseguir mayor funcionalidad y sacar el máximo provecho al ERP a medida que el negocio y el propio ERP evolucionan”.