Por qué el verano es un buen momento para comenzar un proyecto de selección de tecnología
Preparar y planificar un proyecto tecnológico es, en la esfera de las pequeñas y medianas empresas, una de las partes más importantes de cualquier iniciativa.
Es un paso crítico para poder, además, identificar a los impulsores internos, y para definir las necesidades claves del negocio que deberán poder resolverse con las soluciones tecnológicas que se quieren implementar: eliminación de cuellos de botella, optimización de la eficiencia, mejora de los procesos de negocio, integración de datos o impulso de la transformación digital. Por eso, es importante dedicar el tiempo necesario a esta primera fase porque será determinante para conseguir el éxito final del proyecto.
Tiempo es, precisamente, lo que muchas veces escasea en el entorno de las empresas. Es decir, aunque se trate de una iniciativa estratégica para el funcionamiento óptimo del negocio, lo cierto es que no siempre se encuentra ese tiempo “extra” que exige la puesta en marcha de una iniciativa tecnológica que, en la mayoría de los casos, modificará de manera sustancial la dinámica y los procesos de negocio.
Por eso, desde Datisa se apunta a los meses de verano, en los que, por lo general, la actividad empresarial suele ser un poco más lenta, como un momento óptimo para comenzar un proyecto de selección de tecnología. Algunas de las razones que propone la firma española de ERP para pymes que este año celebra su 40º aniversario son las siguientes:
Ritmo de trabajo más lento
Aunque es evidente que habrá organizaciones muy condicionadas por su estacionalidad, lo cierto es que, en la mayoría de ellas el verano es un momento en el que el ritmo de actividad es un poco más lento. Esta desaceleración veraniega permite a los directivos y responsables de área reflexionar sobre la dirección estratégica de la compañía y considerar algunas iniciativas tecnológicas que podrían apoyar su crecimiento y la evolución futura. Considerar la posibilidad de implementar una solución tecnológica orientada a estos objetivos puede ser una manera excelente de aprovechar el verano.
“El tercer trimestre, es decir, el que va de julio a septiembre, es un período en el que se pueden encontrar algunos momentos de calma que podemos aprovechar para ver en qué punto se encuentra el negocio y hacia donde queremos que se dirija”, dice Isabel Pomar, CEO de Datisa. “Nos encontramos en la mitad del año y creo que es un buen momento para centrarse en los planes de cambio a largo plazo; para ver si estamos en el camino adecuado para poder cumplir los objetivos marcados al inicio del ejercicio; y para empezar a implementar medidas correctoras como puede ser la implementación de un sistema de gestión de recursos empresariales para hacer que la organización trabaje de una manera más inteligente y rápida para alcanzar las metas establecidas”.
Menos interrupciones y más concentración
En general, en muchas organizaciones -más en el entorno de la pyme- se trabaja con interrupciones constantes y cambios de tarea, casi permanentes o, incluso, con equipos multi-tarea. Esto condiciona dos de los recursos más importantes: el tiempo y el enfoque. Durante los meses de mayor actividad la bandeja de entrada del correo electrónico suele estar repleta de solicitudes, tenemos infinidad de reuniones, hay que presentar informes, hay que atender el “trabajo real”, etc.
Sin embargo, el ritmo de verano un poco más lento hace que podamos disponer de un poco más de tiempo ininterrumpido para centrar la atención en unos cuantos objetivos estratégicos clave. Podría ser también el momento adecuado para estudiar y analizar de qué manera una solución tecnológica podría mejorar el funcionamiento de la organización ya que se dispone de más tiempo para hablar con las partes interesadas, dentro de la compañía, aquellas que verían mejorar su operativa con la introducción de una nueva herramienta, en un ambiente de colaboración más relajado, con un enfoque más claro y una mayor inmersión en iniciativas a largo plazo.
Aún hay tiempo para tomar decisiones
Si durante los meses de verano se toma en consideración la necesidad o conveniencia de una solución tecnológica es posible que, en septiembre, ya se tenga la información suficiente como para tomar una decisión sobre si esa solución ayudará realmente o no, a trabajar de una manera más inteligente. Por lo tanto, en caso afirmativo, se podrá avanzar a la fase siguiente. Es decir, pasar de la etapa de consideración a la de implementación.
Estas decisiones, tanto si se están alcanzando las metas, como si se han detectado desviaciones, ayudan a mejorar también la motivación de los equipos, especialmente, si la razón por la que se decide implementar una solución tecnológica se comunica de manera clara y sistemática a las partes interesadas. Implementar tecnología flexible, funcional, y fácil de usar puede cambiar proactivamente el enfoque de los equipos hacia una actitud más resolutiva y colaboracionista.
En definitiva, el verano puede proporcionar un entorno más relajado en el que evaluar y reflexionar sobre los objetivos a medio/largo plazo. Es un buen momento para mirar en todos los rincones de la organización, pero también para pensar un poco más allá. Es un período óptimo para preparar mejor a la empresa para el futuro, un futuro en el que la tecnología tendrá un papel más determinante que nunca.
