Checklist para evaluar un ERP para pymes
Para mantener el nivel de exigencia y competitividad que demanda el actual entorno empresarial, las pymes deben apuntar a la eficiencia y a la mejora de todos sus procesos para facilitar su operativa interna y ofrecer, al mismo tiempo, al mercado, propuestas en forma de productos y servicios de alto valor añadido.
La contribución de los aplicativos ERP para incrementar su agilidad, su flexibilidad y su seguridad es esencial. También para facilitar la toma de decisiones en tiempo real.
Desde Datisa se insiste en el papel protagonista de la tecnología, en este caso, de los sistemas de gestión de recursos empresariales -ERP- para acompañar a las pymes en su proceso de mejora permanente y búsqueda de la eficiencia y la rentabilidad.
Ahora bien, insisten los responsables de la firma española de ERP para pymes que este año celebra su 40 aniversario, que no todos los sistemas aportan las mismas ventajas y, sobre todo, que es importante encontrar el aplicativo que mejor se adapte a la dinámica de la organización. Sabiendo que un ERP modificará la operativa de cualquier compañía -también esa es una de sus funciones- es importante tener en cuenta que deberá ser siempre la tecnología la que se moldee a la empresa y no, tanto, al contrario.
Dicho esto, los responsables de Datisa proporcionan a las pequeñas y medianas empresas un checklist para que puedan comprobar que el sistema que implementarán cumple los requisitos necesarios para que aporte lo que, de verdad, se espera de él.
• Debilidades y fortalezas. Es importante tener claro cuáles son las áreas de mejora de la organización. Aquellas en las que el ERP podrá aportar más y mejores propuestas para optimizar las tareas y hacer más eficientes los procesos. También aquellas áreas en las que el sistema ayudará a los responsables a identificar nuevas oportunidades y a evitar riesgos. Decantarse por un ERP modular será clave para ir incorporando o eliminando módulos en función de las necesidades de la compañía.
• Que de verdad sea para pymes. Las pequeñas y medianas empresas que buscan aplicativos diseñados y desarrollados para cubrir necesidades específicas de este tipo de organizaciones, demandan, precisamente esta cualidad. Es decir, que sea un ERP 100% pensado para ellas y no, una adaptación de otros programas para empresas más grandes o, incluso, sistemas verticales rediseñados para ajustarse.
• El usuario en el centro. Cualquier sistema que no ponga en el centro de su estrategia al usuario, está abocado al fracaso. Es decir, será un aplicativo infrautilizado -en el mejor de los casos- o rechazado en el peor de los escenarios. Por eso, es importante que el ERP que se implemente muestre sus credenciales en cuanto a sencillez de uso, facilidad para administrarlo y, en términos generales, que apueste por maximizar la experiencia del usuario, a pesar de que, el sistema busque la optimización de procesos complejos dentro de la organización.
• Acompañamiento de calidad o servicios de valor añadido. Da igual como se llame. Lo importante es que las pymes no solo buscan una herramienta para gestionar su contabilidad o para automatizar su función comercial. Las pymes, buscan un socio tecnológico en el que poder confiar para hacer una implementación óptima, para obtener el máximo potencial de su sistema o para integrar evaluar las posibilidades de integrar su ERP con otros aplicativos. El acompañamiento que valoran las pequeñas y medianas empresas va mucho más allá de los servicios de soporte y mantenimiento, de por sí, estratégicos, sino que buscan un socio en quien confiar también para recibir formación, para actualizar el sistema o para hacerlo evolucionar en una dirección u otra.
• Facilidades de financiación. El precio afortunadamente ha dejado de ser, para las pymes, la primera barrera de acceso a la tecnología. Sin embargo, las opciones de comercialización que proporcione el sistema, ya sea en la nube, bajo licencia o en pago por servicio, se deben tener en cuenta a la hora de evaluar su aportación a la compañía. Poder optar entre diferentes modelos de financiación, también ayuda a soportar la inversión en tecnología y permite poner el foco en la búsqueda y aprovechamiento de funcionalidades, más que en la consecución rápida del retorno.
Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “es importante evaluar regularmente las características del sistema con el que se planifican, administran y gestionan los recursos de nuestras organizaciones porque de ese análisis podremos obtener información suficiente para determinar qué pasos debemos dar para evolucionar el aplicativo, implementar o actualizar nuevos sistemas o integrar con otras soluciones que podrían ayudarnos a alcanzar el nivel de eficiencia que buscamos”.
