Elegir un ERP para pymes en plena era digital
La oferta de software para la gestión de los recursos empresariales es amplia y, compleja. Hay muchos elementos que se deben tener en cuenta desde que se empieza la búsqueda hasta que esta se limita a las tres mejores opciones.
Cómo determinar las necesidades reales de la organización, cómo impacta el ERP en la resolución de esas demandas, qué criterios se deben tener en cuenta en el proceso de selección o cuáles son las principales trampas que se deben evitar, son solo algunos aspectos que se tienen que valorar.
Isabel Pomar, CEO de Datisa, dice que “ahora, las pymes pueden elegir entre un abanico de proveedores mucho más amplio que nunca. Proveedores que ofrecen sistemas para organizaciones de todos los tamaños y para totos los nichos de la industria. Es difícil, por tanto, ajustar la perspectiva para acertar en la elección. Involucrar a los equipos e identificar las características y funcionalidades clave son solo algunos aspectos que pueden ayudar en el proceso de selección”.
Datisa ha preparado un sencillo “manual de instrucciones” para todas aquellas pequeñas y medianas empresas que se plantean la implementación de un nuevo ERP y del que se destacan los siguientes 4 puntos clave:
• No dejarse seducir por lo más grande. Muchas organizaciones, dicen los expertos de Datisa, acaban seleccionando una herramienta que proporciona funcionalidades que, probablemente no utilicen nunca. Esto supone un incremento sustancial en el precio final que, en algunos casos puede incluso superar el 30%. Por lo tanto, la primera recomendación pasa por cubrir las necesidades reales presentes y las que se estimen que puedan surgir en un futuro a medio plazo.
• Buscar la máxima adaptación. Lo importante es que cualquier solución que se escoja esté orientada a satisfacer las necesidades que plantea la organización, ya sea en gestión, en administración, en producción, etc. Es mejor buscar soluciones que apuesten por la adaptación a la naturaleza de la organización, sus necesidades, su esencia, sus personas … Está claro que implementar un ERP en una compañía que tradicionalmente utiliza otro tipo de herramientas para gestionarse implica una necesaria redefinición de sus procesos, pero esto no debería traer aparejado un cambio radical en su concepto de negocio o en sus prioridades, por ejemplo, respecto a la relación con sus clientes o a la calidad de su servicio.
• Aunque la empresa sea “única”, evitar los programas hechos a medida. A todos nos gustan los “trajes a medida” pero, con frecuencia, resulta mucho más cómodo un “pret a porter”. Con el software sucede lo mismo. Aunque resulte tentador buscar un software a medida, la realidad es que un ERP estándar puede proporcionar -en la mayoría de los casos- las funcionalidades necesarias. Un software a medida está bien siempre y cuando, la naturaleza propia de la organización, su funcionamiento o su actividad, realmente lo justifiquen. Si no, vale la pena optar por un estándar, máxime cuando el aplicativo permita ciertos niveles de personalización.
• Flexibilidad, flexibilidad y, más flexibilidad. Si una empresa quiere proporcionar flexibilidad en su oferta de productos o servicios, tiene que practicar en sí misma, la flexibilidad. Es decir, deberá implementar procesos flexibles y modelos y metodologías de gestión, de producción, de comercialización, de relación con sus clientes, proveedores, empleados, etc. flexibles. Por lo tanto, cualquier solución que escoja deberá facilitar igualmente esa flexibilidad en su operativa interna.
Finalmente, como apuntan desde la firma española de ERP para pymes, las soluciones en la Nube están adquiriendo mayor protagonismo y su demanda está superando ya la de aplicativos On Premise o In House. En todo caso, otros elementos como la capacidad de integración, la escalabilidad del aplicativo o los servicios adicionales que acompañen a la herramienta siguen siendo estratégicos en la elección.
