¿Cómo escoger un ERP adaptable y ahorrar dinero?
Un software ajustado de manera precisa a las necesidades de tu empresa y a los requerimientos de tu país son criterios básicos para que este pueda asegurar tu éxito, asevera Cecilia Suárez, experta en implementación de sistemas ERP para Latinoamérica.
Existe una serie de elementos que no puedes pasar por alto a la hora de medir la eficacia y rentabilidad del ERP (Enterprise Resource Planning) que escojas para tu empresa. La solución adecuada para ti no solo debería estar perfectamente configurada según tus necesidades, sino que, además, tiene que estar meticulosamente ajustada a los requerimientos de los países en los que se despliega tu organización.
Cecilia Suárez, CEO de ITCROSS, una firma que lleva implementando estos sistemas en Latinoamérica desde hace más de 18 años, nos comparte algunos de los criterios claves para encontrar un sistema flexible y capaz de enfrentar cambios coyunturales, a la vez que suficientemente robusto para asegurar tu crecimiento. Según la especialista, ese equilibrio se consigue mediante el balance de varios factores.
El primer punto que debes tomar en cuenta es, evidentemente, el costo total de propiedad del software (TCO, o Total Cost of Ownership). Para que este sea más barato y tú puedas ahorrar más dinero para reinvertir en otros aspectos de tu empresa, debes tener cuidado de comprar un ERP conformado exactamente por los módulos que tu organizacón necesita, y ninguno más. La mejor forma de asegurarte que cada uno de los componentes del sistema va a ser útil para tu empresa es consiguiendo un socio de negocios adecuado que pueda guiarte en ese camino.
"Tienes que buscar un ERP que sea escalable, integrable, personalizable, y con una configuración flexible", recomienda Suárez. "Estos factores son los que van a permitir que los costos de mantenimiento del sistema sean lo más bajos posible, claro, pero también van a reducir el tiempo inicial de implementación del software. Así, será más barata la puesta en marcha del mismo, lo que va a permitir que se genere valor más rápidamente y que el ROI sea mejor", continúa la experta, quien ha llevado decenas de implementaciones de JD Edwards y Oracle ERP Cloud en Latinoamérica.
"Esto es un punto que marca una gran diferencia para las PyMES: desafortunadamente, algunas de las que consideran adquirir un ERP simplemente optan por posponerlo año tras año, porque el costo de implementación es demasiado alto. Esto es una constante que hemos observado en todos los mercados latinoamericanos y me parece que es algo que hay que rectificar en cuanto antes. Por ejemplo, nosotros hemos logrado que algunos clientes ahorren 300 horas de proyecto por utilizar soluciones fiscales que complementan su ERP que ya estaban desarrolladas. ¡Eso supone como 2 meses de trabajo y hace una gran diferencia para algunas empresas! Además, estas soluciones que desarrollamos reducen el riesgo del proyecto, ya que han pasado por el proceso de validación de Oracle".
Otro factor muy importante a tomar en cuenta es la escalabilidad del producto, dado que va a jugar un papel importante en el crecimiento de tu compañía. Es altamente recomendable que preguntes antes de la adquisición de tu ERP sobre la posibilidad de implementar nuevas funcionalidades y módulos, y sobre la viabilidad de llevar tu modelo a los países en los que tu organismo se expande. Otro consejo que nos comparte Suárez es tomar en cuenta que pueden surgir cambios en la legislación y en el fisco de los países en los que se encuentren tus unidades de negocio que afecten el modelo implementado y generen costos adicionales.
"Estos son los cambios más importantes, porque son impuestos, y muchas veces, impredecibles. Así, debemos tener una rápida capacidad de reacción ante ellos y, además, procurar gastar lo menos posible en los esfuerzos por solventarlos. Estoy pensando, por ejemplo, en los cambios en los procesos de facturación y otros nuevos requerimientos financieros que pueden surgir. Fue el caso en México hace poco donde el nuevo CFDI 3.3 supuso grandes transformaciones para las empresas. Las que lograronadaptarse a tiempo y con agilidad a la nueva factura electrónica y el complemento de pagos, tuvieron una clara ventaja sobre las demás en 2017. Conozco empresas que le dedicaron 8 meses al tema cuando lo podrían haber enfocado al core de su negocio. No tiene sentido ese gasto de dinero cuando existen opciones para reducirlo. Por ejemplo, los clientes de las soluciones ITCROSS para JDEdwards y Oracle ERP Cloud en México recibieron la actualización del software a inicios de septiembre y resolvieron los requerimientos de la ley en dos semanas. Increíble diferencia".
